操作指南

如何安全地存储敏感文件的扫描件

为什么扫描副本应该像原件一样得到照顾

扫描的护照、银行对账单或工资单包含与纸质文件大部分相同的信息，通常以更容易复制、转发或不小心丢失的格式存在。充满拍照文件的手机或下载文件夹中的PDF文件夹可能比抽屉里的原件面临更大的风险。

下面的步骤并非针对任何特定申请或流程——它们是存储任何敏感个人文件的通用数字安全做法，来源于广泛发布的指导，如国家网络安全中心的在线保持安全的建议。具体申请需要什么是一个独立的问题，涵盖在GOV.UK上的当前指导或由IAA注册的顾问或SRA监管的律师。

锁定设备并使用强、独特的密码

大多数手机、平板电脑和笔记本电脑提供密码、指纹或面部解锁，结合全设备加密，通常只需在设备设置中打开一次。这意味着如果设备丢失或被盗，拿起它的人通常无法简单地打开相册或文件存储并查看其中的内容。

• 打开屏幕锁定和设备加密，而不是让设备解锁或设置为自动打开。
• 对存储或可以访问文件副本的任何账户使用强、独特的密码——不是从其他网站重复使用的密码。
• 将密码存储在信誉良好的密码管理器中，而不是笔记、电子表格或便签上，这往往使独特的密码更容易跟踪。

两步验证和选择副本存放的位置

两步验证（有时称为双因素认证或2FA）在密码之上添加第二次检查，例如发送到手机的代码。对电子邮件、云存储和任何用于存储文件副本的应用程序打开这个功能意味着泄露的密码本身通常不足以让您进入。

• 在所有地方打开两步验证，特别是对于电子邮件和云存储账户，因为电子邮件通常是进入其他所有事物的方式。
• 选择内置加密的存储，而不是未加密的共享驱动器或没有访问控制的文件夹。
• 对哪些应用被授予照片或文件访问权限保持谨慎，并偶尔检查权限，而不是授予一次访问权限就忘记了。

保留备份并安全地共享副本

依赖单一副本、单一设备往往有风险——丢失的手机或失败的硬盘可能意味着从头开始。第二份副本，保存在单独的地方，例如加密的云存储或安全离线存储的加密USB驱动器，在主副本丢失或损坏时提供了一种方式回溯。

• 在主设备之外的某个单独地方保留至少一份备份副本，最好是加密的。
• 避免通过公共Wi-Fi发送扫描作为纯电子邮件附件，或发送给通过单独渠道身份未确认的任何人。
• 谨慎对待通过短信、电子邮件或电话要求发送文件扫描的意外消息，因为这是常见的网络钓鱼方法；在发送任何东西之前，通过独立方式确认请求。

如果文档确实需要共享，带有过期日期的链接或受密码保护的文件往往比可以无限期转发的附件暴露更少。

在不再需要时删除旧副本

敏感文件的副本有一种传播方式：一份扫描保存到下载文件夹，然后通过电子邮件发送到另一台设备，然后留在打印机或共享计算机上。每份额外的副本都是信息所在的另一个地方，因此在文件被安全保存到某处后清除不再需要的副本往往会减少总体暴露。

• 检查下载文件夹、电子邮件附件、消息应用程序和云相册中的误置副本，一旦文件被安全地归档。
• 清除留在共享或公共设备上的扫描件，例如图书馆计算机或工作打印机的内存。
• 在删除文件后清空设备的已删除项目或垃圾桶，因为某些系统在之后的一段时间内保留已删除的副本。

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