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如何保留相同文件集的受保护纸质和数字副本

为什么有些人保留两份副本

纸质和数字副本各有优势。纸质不依赖电池、密码或信号。数字文件可以搜索、备份并快速共享。有些人两者都保留，这样丢失的手机或损坏的文件夹就不会意味着丢失一切。

• 纸质是有形的，易于翻阅。
• 数字文件易于复制和存储在家外。
• 同时有两份可以提供访问同一文件的第二条路径。

本指南不会说任何特定申请需要哪个版本。为此，请查看GOV.UK或与IAA注册的顾问或SRA监管的律师交流。

保持两份副本镜像

两份副本只有在它们匹配时才有用。一种方法是为两份副本提供相同的结构，这样可以在不思考的情况下在任一份中找到项目。

• 相同顺序：以相同的顺序排列文件夹和数字文件夹。
• 相同编号：如果纸质项是第7个，文件以07开头。有关扫描文件的命名和编号的指南涵盖了这一点。
• 相同的内容列表：副本中包含内容的简短列表，存储在两个地方。

匹配的结构使快速发现一份副本中存在但另一份中不存在的项目变得简单。

安全地存储纸质副本

纸质副本往往比数字副本处理得不那么谨慎，所以一点结构会有所帮助。这些是整理偏好，不是规则。

1. 一个专用文件夹或盒子。将所有东西放在一起可以避免松散的纸页散落在不同的抽屉中。
2. 塑料文件袋或保护套。许多人将每件物品放在单独的文件袋中，以保护其免受褶皱和液体溅射。
3. 凉爽干燥的地方。远离潮湿、阳光直射和热源。
4. 原件不装订、不打孔。有些人更喜欢保持原件不受触及，并改为在文件袋上做标记。
5. 已知的私人位置。隐藏，不与超过必要人数共享。

纸质也是个人信息，所以值得考虑谁能够到达存储它的地方。

保护数字副本

数字副本以不同的形式需要相同的护理：设备上的密码、分开存储的备份以及可用时的加密。关于保留数字副本和安全地存储敏感文件的现有指南详细介绍了这一点，因此此处未重复。

有两份副本时的一个要点：有些人避免将数字文件仅保存在与纸质相同的设备或位置。如果两者同时丢失，两者都不能作为彼此的备份。

当某些内容更改时保持它们同步

当文件在一个地方添加或替换但在另一个地方没有时，两份副本就会出现差异。简单的变更日志可以防止这种情况。它可以是与每份副本一起存储的单个页面或备注。

• 日期：进行更改的时间。
• 更改了什么：例如添加、替换或删除。
• 项目编号：以便可以在两份副本中进行匹配。
• 在纸质中完成/在数字中完成：每一项都有一个勾号，以便部分完成的更新可见。

不时将两份副本与内容列表进行审核，例如在添加新项目时，可帮助尽早发现遗漏。

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