操作指南

如何将文件及其翻译保存在一起并清楚地标记

为什么有些人将这一对保存在一起

外文文件及其翻译很容易分散：原文在一个文件夹中，翻译在电子邮件附件中，认证页在抽屉里。有些人觉得把两者作为一个整体来对待更容易，这样两份都不难查找。

• 一对文件意味着要查看的地方更少。
• 并排看到两份文件可以简单地确认它们属于彼此。
• 一致的模式可以清楚地看出哪些项目有翻译，哪些没有。

本指南不涉及翻译必须包含的内容、谁可以制作翻译或任何认证规则。有关这些，请查阅GOV.UK或咨询IAA登记的顾问或SRA监管的律师。

原文在前，翻译紧跟其后

一种方法是以固定的顺序将两个项目并排放置，每次都使用该顺序。

1. 原文在前。原始语言的文件排在第一位。
2. 翻译紧跟其后。翻译紧接着跟上，中间没有其他内容。
3. 处处保持相同顺序。对每一对都使用相同的模式意味着该部分从开始到结束的阅读方式是一致的。

纸质和数字资料可以遵循相同的顺序，所以一对在两个地方看起来是一样的。

使用一个标签模式将两者关联起来

共享的编号或名称是表示两个文件属于一起的简单方法。例如，文件可能编号为14，文件称为14-original和14-translation，后跟简短的说明，如文件类型和日期。

• 在两个文件上保持编号相同。
• 每次添加相同的简短单词，如 "original" 或 "translation"。
• 在两个名称中保留日期或时间段，以便它们一起排序。

关于对扫描文件进行命名和编号的指南解释了如何建立这样的模式并将其贯穿整个套件。

保留每一页，并在内容列表中标记翻译

原文和翻译都可能跨越多页，翻译可能附带额外页面，如译者信息页或认证页。一种方法是保留所有这些。

• 扫描原文的每一页和翻译的每一页，包括任何译者信息或认证页。
• 按顺序将每份文件的页面保存为一个文件，而不是松散的图像。
• 在内容列表中，对每个有翻译的项目添加简短说明，如 "translation: 14-translation"。

关于为您的文件包创建目录页的指南显示了更广泛的想法，关于在手机上清晰扫描文件的指南有助于清晰扫描。

检查两份副本是否匹配，并妥善保管原件

扫描后，有些人会对每一对进行快速匹配检查。这是检查文件是否一致，而不是对内容的意见。

• 翻译是否引用同一份文件，显示相同的日期?
• 文件的页数与纸质副本的页数相符吗?
• 原文和翻译是否按相同的编号归档?

纸质原件通常单独妥善保管，与工作副本分开。关于保留纸质和数字副本的指南涵盖了匹配两套副本。

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