操作指南

如何为您的文件包创建目录页面

什么是目录页面

目录页面（有时称为索引）的工作方式与书籍的目录类似。它通常列出包中的每份文件，包括章节、编号、简要说明和可以找到它的页码范围。打开大型PDF的人可以直接跳转到他们想要的文件，而不是从第一页开始翻看所有内容。

这是一种组织辅助工具，不是独立的文件。目录页面的布局方式是个人选择，当特定申请有其自己的格式或上传规则时，这些规则在GOV.UK上的当前指导中有说明。

将文件分组为多个部分

当长列表分为几组时更容易阅读。有些人使用类似这样的通用分组：

• 身份和旅行文件。
• 关系文件。
• 财务文件，如对账单和工资单。
• 住所文件。

这些只是将相似项目保在一起的组织标题。它们对任何特定申请涉及哪些文件没有任何说明。该问题由GOV.UK上的当前指导或IAA注册顾问或SRA监管律师涵盖。

对项目编号并匹配文件名

给每份文件一个章节字母和项目编号，例如A1、A2、B1，使目录页面的每一行都容易引用。如果扫描的文件名使用相同的编号，则有助于文件夹和目录页面保持一致。关于扫描文件命名和编号的独立指南描述了此模式的一种方法。

1. 首先选择部分组。
2. 按照它们将出现的顺序对每个部分中的项目进行编号。
3. 在每个文件名的开头使用相同的编号。

记录页码范围和日期范围

只有在包被组合后才能填写页码，因为它们取决于最终顺序。许多人分两次构建目录页面：首先是章节、编号和说明，然后在页面组合成一个文件后是页码范围。

• 为每份项目写下开始和结束页面，如第12页至15页。
• 为一系列类似文件添加日期范围，例如涵盖一系列月份的对账单，以便可以一目了然地看到该系列。
• 保持描述简短明了，例如文件类型和年份或月份。

索引PDF证据包指南介绍了组合文件及其索引如何相互配合。

保持简洁并使其保持最新

许多目录页面适合一两页纸。具有几列的清晰表格比密集段落更容易阅读。在将包视为完成之前，可以根据最终顺序检查目录页面，浏览以确认每个列出的页码范围打开正确的文件。

当添加、删除或替换文件时，之后的页码范围可能会移动，所以许多人在每次文件更改时更新目录页面。添加最后更新日期的小注记也可以更容易判断哪个版本是最新的。

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