کیسے کریں

رہائش اور پتے کی دستاویزات کو اس طرح ترتیب دیں کہ حصہ اکٹھا رہے

لوگ ان دستاویزات کو ایک حصے میں کیوں رکھتے ہیں

وہ دستاویزات جو کسی کی رہائش سے متعلق ہوں بکھری ہو سکتی ہیں: کرائے کا معاہدہ ایک فولڈر میں، ایک بل ای میل میں، ایک خط دراز میں۔ کچھ لوگوں کے لیے ان کو ایک حصے کے طور پر سمجھنا آسان ہے تاکہ ایک پتہ کے بارے میں سب کچھ ایک جگہ ملے۔

• ایک حصے کا مطلب تلاش کے لیے کم جگہیں۔
• پتہ کے حساب سے الگ کرنے سے متعلقہ کاغذات ایک ساتھ رہتے ہیں۔
• مستقل ترتیب سے یہ دیکھنا آسان ہے کہ کیا موجود ہے اور کیا نہیں۔

یہ گائیڈ یہ نہیں بتاتا کہ کسی بھی درخواست کو رہائش کی کون سی دستاویزات چاہیے۔ اس کے لیے، GOV.UK چیک کریں یا IAA-رجسٹرڈ مشیر یا SRA سے منظور شدہ وکیل سے بات کریں۔

دستاویزات کی اقسام جو لوگ عام طور پر ایک ساتھ رکھتے ہیں

یہ چیزوں کی مثالیں ہیں جو لوگ عام طور پر رہائش اور پتہ میں ایک ساتھ رکھتے ہیں۔ یہ ضروری چیزوں کی فہرست نہیں ہے۔

• کرائے کا معاہدہ، بشمول بعد میں کی کوئی تجدید یا توسیع۔
• مکان مالک یا جس شخص کے ساتھ کوئی رہ رہا ہو اس کی طرف سے خط۔
• کاؤنسل ٹیکس بل۔
• یوٹیلیٹی بلز، جیسے گیس، بجلی، پانی یا براڈ بینڈ۔
• مارگیج (رہن) کا گوشوارہ۔
• دوسری تحریریں یا بیانات جو ایک پتہ دکھاتے ہوں۔

کسی کی اپنی حالت کا مطلب ہو سکتا ہے کہ ان میں سے کچھ لاگو نہ ہوں، یا کہ دوسری دستاویزات حصے میں آئیں۔ یہ سوال GOV.UK یا ایک مشیر کے لیے ہے، فائلنگ نظام کے لیے نہیں۔

پہلے پتہ کے حساب سے، پھر تاریخ کے حساب سے الگ کریں

ایک طریقہ دو مراحل میں الگ کرنا ہے۔ پہلے، حصے کو پتہ کے حساب سے تقسیم کریں۔ پھر، ہر پتے کے اندر، دستاویزات کو تاریخ کی ترتیب میں رکھیں۔

1. ہر پتے کے لیے ایک الگ گروپ۔ اگر ایک سے زیادہ پتہ تھا، تو ہر ایک کو اپنا سیٹ دیں تاکہ ایک جگہ کے کاغذات کبھی دوسرے کے ساتھ نہ ملیں۔
2. سب سے پرانے سے نئے تک، یا نئے سے پرانے تک۔ ایک سمت منتخب کریں اور اسے ہر پتے کے لیے استعمال کریں۔
3. معاہدہ پہلے۔ کچھ لوگ کرائے کا معاہدہ یا خط کو ہر پتے کے سامنے رکھتے ہیں، اس کے بعد بلز تاریخ کی ترتیب میں۔

اسکین کی گئی فائلوں کو نام دینے اور نمبر دینے پر گائیڈ اس ترتیب کو فائل ناموں میں کیسے لے جایا جائے اس کی وضاحت کرتی ہے، مثال کے طور پر ہر نام کو پتہ اور تاریخ سے شروع کر کے۔

کثیر صفحات والی دستاویزات کو مکمل رکھیں

کرائے کا معاہدہ کئی صفحات تک جا سکتا ہے، اکثر دستخط والے صفحات یا آخر میں شیڈولز کے ساتھ۔ اسے فولڈرز میں تقسیم کرنے سے ایک صفحہ کھونے میں آسانی ہو سکتی ہے۔

• معاہدہ کے ہر صفحہ کو اسکین کریں، آخری صفحہ اور کوئی بھی ملحق سمیت۔
• صفحات کو درست ترتیب میں ایک فائل کے طور پر رکھیں، بجائے الگ الگ ڈھیلی تصویروں کے۔
• اسکین کرنے کے بعد صفحات کی تعداد کو کاغذی کاپی کے ساتھ چیک کریں۔

صاف اسکین کے لیے، فون پر دستاویزات کو صاف اسکین کرنے پر گائیڈ دیکھیں۔ اگر ایک کاغذی سیٹ رکھا جاتا ہے، تو کاغذ اور ڈیجیٹل کاپیز کو رکھنے پر گائیڈ دونوں کو ملتے ہیں۔

ایک مختصر فہرست شامل کریں اور کسی بھی خالی جگہ کا نوٹ کریں

اس ایک حصے کے لیے ایک مختصر فہرست یہ دیکھنا آسان بناتی ہے کہ کیا رکھا ہے۔ یہ ایک سادہ ٹیبل یا فائلوں کے ساتھ ایک نوٹ ہو سکتا ہے، اور یہ بعد میں ایک بڑے کنٹینٹ صفحے میں جا سکتا ہے۔ ایک کنٹینٹ صفحہ بنانے پر گائیڈ بڑے خیال کو ظاہر کرتی ہے۔

• پتہ: وہ پتہ جس سے ہر گروپ متعلق ہے۔
• دستاویز: مثال کے طور پر کرائے کا معاہدہ، کاؤنسل ٹیکس بل یا یوٹیلیٹی بل۔
• تاریخ یا مدت: دکھائی گئی تاریخ، یا جو مدت کا احاطہ کیا۔
• فائل کا نام یا نمبر: تاکہ اندراج فائل سے میل کھائے۔

ابھی تک نہ ملنے والی کسی بھی چیز کے لیے ایک لائن شامل کریں، جیسے ایک غائب مہینہ یا ابھی اسکین کیا جانے والا صفحہ۔ ایک خالی جگہ لکھنا صرف اپنے آپ سے ایک نوٹ ہے۔ یہ نہیں بتاتا کہ خالی جگہ کسی بھی درخواست کے لیے اہم ہے یا نہیں۔

← تمام گائیڈز