کیسے کریں

اپنی دستاویزات کے بنڈل کے لیے فہرست کا صفحہ کیسے بنائیں

فہرست کا صفحہ کیا ہے

فہرست کا صفحہ (بعض اوقات انڈیکس کہا جاتا ہے) کتاب کے فہرست کے صفحے کی طرح کام کرتا ہے۔ یہ بنڈل میں ہر دستاویز کو درج کرتا ہے، عام طور پر ایک حصہ، نمبر، مختصر تفصیل اور صفحات کی حد کے ساتھ جہاں یہ پایا جا سکتا ہے۔ بڑے PDF کو کھولنے والا کوئی بھی شروع کے صفحے سے کسی چیز کو تلاش کرنے کی بجائے براہ راست وہ چیز ڈھونڈ سکتا ہے جو وہ چاہتے ہیں۔

یہ ایک تنظیمی معاونت ہے، اپنے آپ میں کوئی دستاویز نہیں۔ فہرست کا صفحہ کس طرح بنایا جاتا ہے یہ ایک ذاتی انتخاب ہے، اور جہاں کسی خاص درخواست کے اپنے فارمیٹ یا اپ لوڈ کے اصول ہیں، وہ GOV.UK پر موجودہ رہنمائی میں درج ہیں۔

دستاویزات کو حصوں میں گروپ کرنا

ایک طویل فہرست پڑھنا آسان ہے جب اسے کچھ گروپس میں تقسیم کیا جائے۔ کچھ لوگ اس طرح عام سرخیوں کا استعمال کرتے ہیں:

• شناخت اور سفر کی دستاویزات۔
• رشتے کی دستاویزات۔
• مالیاتی دستاویزات، جیسے سٹیٹمنٹ اور تنخواہ کی پرچیاں۔
• رہائش کی دستاویزات۔

یہ صرف تنظیمی سرخیوں ہیں جو ملتی جلتی چیزوں کو اکٹھا رکھتے ہیں۔ وہ کچھ نہیں کہتے کہ کون سی دستاویزات کسی خاص درخواست میں شامل ہیں۔ یہ سوال موجودہ GOV.UK رہنمائی یا کسی IAA-رجسٹرڈ مشیر یا SRA-منظم سالیسٹر کے ذریعے احاطہ کیا جاتا ہے۔

چیزوں کو نمبر دینا اور فائل کے نام ملانا

ہر دستاویز کو ایک حصہ کا حرف اور آئٹم نمبر دینا، مثال کے طور پر A1، A2، B1، فہرست کے ہر لائن کو حوالہ دینا آسان بناتا ہے۔ اگر اسکین شدہ فائل کے نام بھی وہی نمبر استعمال کریں تو مدد ملتی ہے، تاکہ فولڈر اور فہرست کی لائن ایک دوسرے سے ملیں۔ اسکین شدہ فائلوں کو نام دینے اور نمبر دینے کی گائیڈ اس نمونے کی تفصیل دیتی ہے۔

1. پہلے حصے کے گروپس منتخب کریں۔
2. ہر حصے میں چیزوں کو اسی ترتیب میں نمبر دیں جس میں وہ ظاہر ہوں گی۔
3. ہر فائل کے نام کے شروع میں وہی نمبر استعمال کریں۔

صفحات کی حد اور تاریخ کی حد درج کرنا

صفحات کی نمبریں صرف اس وقت درج کی جا سکتی ہیں جب بنڈل مکمل ہو جائے، کیونکہ یہ حتمی ترتیب پر منحصر ہے۔ بہت سے لوگ دو مراحل میں فہرست بناتے ہیں: پہلے حصہ، نمبر اور تفصیل، پھر صفحات کی حد صفحات کو ملا دینے کے بعد۔

• ہر چیز کے لیے شروع اور اختتام صفحہ لکھنا، مثال کے طور پر صفحات 12 سے 15۔
• ملتی جلتی دستاویزات کے رن کے لیے تاریخ کی حد شامل کرنا، مثال کے طور پر مہینوں کی رینج کو احاطہ کرنے والے سٹیٹمنٹ، تاکہ رن ایک نظر میں سمجھا جا سکے۔
• تفصیلات کو مختصر اور سادہ رکھنا، جیسے دستاویز کی قسم اور سال یا مہینہ۔

انڈیکس شدہ PDF بنڈل گائیڈ یہ بتاتی ہے کہ ایک ملی ہوئی فائل اور اس کے انڈیکس کیسے ایک دوسرے کے ساتھ فٹ ہو سکتے ہیں۔

اسے مختصر اور تازہ رکھنا

بہت سے فہرست کے صفحات ایک یا دو سادہ صفحوں پر فٹ ہوتے ہیں۔ کالمز کے ساتھ ایک واضح ٹیبل گھنی پیراگرافوں سے پڑھنا آسان ہے۔ بنڈل کو مکمل سمجھنے سے پہلے، فہرست کو حتمی ترتیب سے چیک کرنا معاون ہو سکتا ہے، ہر درج کی ہوئی حد کی تصدیق کے لیے آگے پیچھے کریں۔

اگر کوئی دستاویز شامل، ہٹائی، یا بدلی جائے، تو اس کے بعد صفحات کی حد بدل سکتی ہے، تو بہت سے لوگ ہر بار فہرست کو اپڈیٹ کرتے ہیں۔ آخری اپڈیٹ کی تاریخ کے ساتھ ایک چھوٹا نوٹ شامل کرنا اس بات کو سمجھنا آسان بھی بناتا ہے کہ کون سا ورژن موجودہ ہے۔

← تمام گائیڈز