எப்படி செய்வது

ஸ்கேன் செய்த ஆவணங்களுக்குப் பெயரும் எண்ணும் இடுவது எப்படி

சீரான கோப்புப் பெயர்கள் ஏன் உதவுகின்றன

"IMG_2031.jpg", "scan1.pdf", "Document (2).pdf" போன்ற பெயர்களுடன் கூடிய ஸ்கேன் கோப்புறையை, எல்லாக் கோப்புகளும் இருந்தாலும், பின்னர் பிரித்துப் பார்ப்பது கடினமாக இருக்கலாம். ஒவ்வொரு ஸ்கேனுக்கும் அது என்ன, தொகுப்பில் தோராயமாக எங்கே வருகிறது என்று சொல்லும் சுருக்கமான, சீரான பெயரை இடுவது, அதே கோப்புறையைப் பார்வையிடுவதையும் சரிபார்ப்புப் பட்டியலுடன் ஒப்பிடுவதையும் மிகவும் விரைவாக்கலாம்.

ஒரு குறிப்பிட்ட விண்ணப்பம் அல்லது பதிவேற்ற அமைப்பு கோப்புப் பெயர்களுக்கும் கோப்பு வகைகளுக்கும் உண்மையில் என்ன கோருகிறது என்பது அதன் சொந்த வழிமுறைகளில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது; இங்கு சொல்லப்படும் எதையும் விட GOV.UK வழிகாட்டுதலே முன்னுரிமை பெறும். ஒரு குறிப்பிட்ட வழக்கு பற்றிய கேள்விகளை IAA-இல் பதிவுசெய்த ஆலோசகரிடமோ SRA-ஆல் ஒழுங்குபடுத்தப்பட்ட சொலிசிட்டரிடமோ கேட்பது சிறந்தது. கீழே உள்ள முறை, கோப்புகளை ஒழுங்காக வைக்க சிலருக்கு உதவும் ஒரு வழி மட்டுமே; எந்த அமைப்பு என்ன கோருகிறது என்பதன் விளக்கம் அல்ல.

• சீரான பெயர், கோப்புகளை ஒரே பார்வையில் வேறுபடுத்துவதை எளிதாக்குகிறது.
• எதிர்பார்க்கக்கூடிய வரிசை, கோப்புறையைச் சரிபார்ப்புப் பட்டியலுடன் விரைவாக ஒப்பிட உதவலாம்.
• ஒரு கோப்பு பின்னர் அதன் கோப்புறையிலிருந்து தனியாகத் திறக்கப்பட்டாலும் தெளிவான பெயர் உதவுகிறது.

ஓர் எளிய பெயரிடும் முறை

சிலர் பயன்படுத்தும் ஒரு நேரடியான முறை, பிரிவு எண், உருப்படி எண், சிறு விளக்கம், தேதி ஆகியவற்றை இணைக்கிறது; எடுத்துக்காட்டாக: 03-02_bank-statement_2026-01.pdf. இடமிருந்து வலமாகப் படித்தால், இது பிரிவு 3, உருப்படி 2, ஒரு வங்கி அறிக்கை, ஜனவரி 2026 என்று பொருள்படலாம் — ஆனால் ஒவ்வொரு பகுதியின் சரியான பொருளும் அதை அமைப்பவரைப் பொறுத்தது.

• இரண்டு இலக்கப் பிரிவு எண் — அடையாளம், நிதி அல்லது உறவு சார்ந்த ஆவணங்கள் போன்ற ஒரு பொது வகை.
• இரண்டு இலக்க உருப்படி எண் — அந்தப் பிரிவுக்குள் அந்தக் கோப்பின் இடம்.
• சிறு விளக்கம் — ஆவணத்தை விவரிக்கும், சிறிய எழுத்துகளில் உள்ள சில சொற்கள்.
• தேதி — ஆவணம் குறிக்கும் தேதி, YYYY-MM-DD (அல்லது YYYY-MM) வடிவத்தில்.

வகைகளும் அவற்றின் வரிசையும் ஒழுங்குபடுத்தும் தேர்வே தவிர நிலையான அமைப்பு அல்ல — சிலர் தங்கள் சரிபார்ப்புப் பட்டியலின் பிரிவுகளையே பின்பற்றுகின்றனர்; வேறு சிலர் ஒன்று அல்லது இரண்டு நிலைகள் மட்டுமே உள்ள எளிய முறையைப் பயன்படுத்துகின்றனர்.

முன்னால் உள்ள பூஜ்ஜியங்களும் YYYY-MM-DD-யும் வரிசையைச் சரியாக வைப்பது ஏன்

பெரும்பாலான கோப்பு மேலாளர்கள் பெயர்களை எண்களாக அல்லாமல் வெற்று உரையாக வரிசைப்படுத்துகின்றன; அதனால் "9" என்பது "10", "2" ஆகியவற்றுக்குப் பிறகு வரும். எண்களுக்கு முன்னால் பூஜ்ஜியம் சேர்த்து எழுதுவது — "01", "02", "03" — ஒன்பது உருப்படிகளைத் தாண்டிய பிறகும் பட்டியலை எதிர்பார்த்த வரிசையில் வைக்கிறது. தேதிகளுக்கும் இதே கருத்து பொருந்தும்: YYYY-MM-DD என எழுதினால் ஆண்டு, பின்னர் மாதம், பின்னர் நாள் என்று சரியாக வரிசைப்படும்; ஆனால் DD/MM/YYYY போன்ற வடிவம் உரையாகப் படிக்கப்படும்போது தேதி வரிசையில் அமையாது.

• பிரிவு, உருப்படி எண்களுக்கு இரண்டு இலக்கங்கள்: "1" என்பதற்குப் பதிலாக "01".
• DD/MM/YYYY என்பதற்குப் பதிலாக YYYY-MM-DD (மாதம் மட்டும் முக்கியமான இடத்தில் YYYY-MM).
• எங்கும் ஒரே எண்ணிக்கையிலான இலக்கங்கள் — பின்னர் சேர்க்கப்படுபவை வரிசையைக் குலைக்காமல் இருக்க.

இடைவெளிகளையும் சிறப்பு எழுத்துகளையும் தவிர்த்தல்

கோப்புப் பெயரில் உள்ள இடைவெளிகள், அபாஸ்ட்ரஃபிகள், சாய்கோடுகள் மற்றும் பிற நிறுத்தற்குறிகள், கோப்பு பதிவேற்றப்படும்போதோ, மின்னஞ்சலில் அனுப்பப்படும்போதோ, வேறு சாதனத்தில் திறக்கப்படும்போதோ சீரற்ற முறையில் நடந்துகொள்ளலாம் — சில அமைப்புகள் அவற்றை விசித்திரமான எழுத்துகளால் மாற்றுகின்றன; சில இணையப் பதிவேற்ற அமைப்புகள் அவற்றை முழுமையாக ஏற்க மறுக்கின்றன. இடைவெளிக்குப் பதிலாக இணைப்புக்கோடு அல்லது அடிக்கோடு பயன்படுத்துவதும், எளிய எழுத்துகள், எண்கள், ஒரே ஒரு கோப்பு நீட்டிப்பு ஆகியவற்றை மட்டும் வைத்துக்கொள்வதும் பொதுவாக இந்தச் சிக்கல்களைத் தவிர்க்கும்.

• இடைவெளிகளுக்குப் பதிலாக இணைப்புக்கோடு அல்லது அடிக்கோடு — எடுத்துக்காட்டாக "bank statement" என்பதற்குப் பதிலாக "bank-statement".
• அபாஸ்ட்ரஃபிகள், சாய்கோடுகள், அடைப்புக்குறிகள், £, & அல்லது # போன்ற குறியீடுகள் இல்லாமல்.
• நியாயமான அளவு சுருக்கமான பெயர்கள் — மிக நீளமான கோப்புப் பெயர்களைச் சில அமைப்புகள் வெட்டிவிடக்கூடும்.
• ஓர் இணையப் பதிவேற்ற அமைப்பு கோப்புப் பெயர், கோப்பு வகை அல்லது அளவு குறித்த தனது சொந்த வரம்புகளை வெளியிட்டிருந்தால், இங்கு பயன்படுத்தப்படும் எந்த முறையையும் விட அந்த வழிமுறைகளே முன்னுரிமை பெறும்.

பல பக்க ஆவணங்களை ஒன்றாக வைத்தல்

ஒரே ஆவணம் பல பக்கங்களாகவோ பல தனி ஸ்கேன்களாகவோ இருக்கும்போது — நீண்ட வங்கி அறிக்கை போல — சிலர் ஒவ்வொரு பக்கத்துக்கும் அல்லது கோப்புக்கும் ஒரே பிரிவு, உருப்படி எண்ணைக் கொடுத்து, வரிசையைக் காட்ட கூடுதல் பகுதி ஒன்றைச் சேர்க்கின்றனர்; எடுத்துக்காட்டாக "03-02_bank-statement_2026-01_p1.pdf", "03-02_bank-statement_2026-01_p2.pdf". நடைமுறையில் சாத்தியமான இடத்தில், அந்த ஆவணத்தின் பக்கங்களை ஒரே PDF-ஆக இணைப்பதும், அந்தக் குழுவைப் பல கோப்புகளாக அல்லாமல் ஒரே கோப்பாக ஒன்றாக வைத்திருக்க உதவும்.

• ஒரு ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் ஒரே பிரிவு, உருப்படி எண்.
• பக்கக் குறி ("_p1", "_p2") — பக்கங்கள் தனிக் கோப்புகளாக வைக்கப்படும் இடத்தில் மட்டும்.
• எளிதாகச் செய்யக்கூடிய இடத்தில், ஒரு ஆவணத்தின் பக்கங்களை ஒரே PDF-ஆக இணைப்பதும் ஒரு வழி.

ஓர் எளிய அட்டவணையும், புதிய கோப்புகள் வரும்போது மறுபெயரிடுதலும்

கோப்புப் பெயர், அது என்ன, அதன் தேதி ஆகியவற்றைக் காட்டும் ஒரு சிறிய அட்டவணை அல்லது பட்டியல் — ஒவ்வொரு கோப்புக்கும் ஒரு வரிசை கொண்ட எளிய விரிதாளாக இருந்தாலும் — ஒவ்வொரு கோப்பையும் திறக்காமலேயே கோப்புறையைச் சரிபார்ப்புப் பட்டியலுடன் ஒப்பிடுவதை எளிதாக்கலாம். காலப்போக்கில் புதிய ஸ்கேன்கள் வரும்போது, சிலர் வரிசை தெளிவாக இருக்கும்படி ஒரு பிரிவுக்குள் கோப்புகளுக்கு மீண்டும் எண் இட்டு, அட்டவணையையும் அதற்கேற்பப் புதுப்பிக்கின்றனர்; வேறு சிலர் அடுத்த எண்ணை மட்டும் சேர்த்து, வரிசையை அட்டவணையில் குறித்து வைக்கின்றனர்.

• ஓர் எளிய அட்டவணையில் ஒவ்வொரு கோப்புப் பெயருடனும் ஒரு எளிய விளக்கம்.
• கோப்பு சேர்க்கப்படும்போதும், மறுபெயரிடப்படும்போதும், நீக்கப்படும்போதும் அட்டவணையைப் புதுப்பித்தல்.
• மீண்டும் எண் இடுதல் அல்லது அடுத்த எண்ணைச் சேர்த்தல் — ஒரு பிரிவுக்குள் ஒரே அணுகுமுறை.
• ஸ்கேன் செய்த கோப்புகளுக்கு மட்டுமல்லாமல், அட்டவணைக்கும் ஒரு காப்புப் பிரதி.

← সমস্ত গাইড