ਕਿਵੇਂ-ਕਰੀਏ

ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਸਕੈਨ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਸਟੋਰ ਕਰੀਏ

ਸਕੈਨ ਕੀਤੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਜਿੰਨੀ ਹੀ ਸਾਵਧਾਨੀ ਕਿਉਂ ਮਿਲਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ

ਇੱਕ ਸਕੈਨ ਕੀਤੇ ਪਾਸਪੋਰਟ, ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਜਾਂ ਤਨਖ਼ਾਹ ਦੀ ਪਰਚੀ ਵਿੱਚ ਕਾਗਜ਼ੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਿੰਨੀ ਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਕਸਰ ਅਜਿਹੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਜਿਸਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨਾ, ਅੱਗੇ ਭੇਜਣਾ ਜਾਂ ਅਣਜਾਣੇ ਵਿੱਚ ਗੁਆਚ ਜਾਣਾ ਸੌਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਫੋਟੋ ਖਿੱਚੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਭਰਿਆ ਫੋਨ, ਜਾਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਪਿਆ PDF ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਢੇਰ, ਦਰਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਰੱਖੇ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨਾਲੋਂ ਅਕਸਰ ਕਿਤੇ ਵੱਧ ਖ਼ਤਰੇ ਵਿੱਚ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਕੋਈ ਵੀ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਅਰਜ਼ੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਨਹੀਂ ਹੈ — ਇਹ ਆਮ ਡਿਜੀਟਲ ਸੁਰੱਖਿਆ ਅਭਿਆਸ ਹਨ ਜੋ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਨਿੱਜੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਨ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਨੈਸ਼ਨਲ ਸਾਈਬਰ ਸਿਕਿਉਰਿਟੀ ਸੈਂਟਰ ਦੇ ਆਨਲਾਈਨ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਹਿਣ ਦੇ ਸਿਖਰਲੇ ਸੁਝਾਅ ਵਰਗੇ ਵਿਆਪਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਤੋਂ ਲਏ ਗਏ ਹਨ। ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਅਰਜ਼ੀ ਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਇੱਕ ਵੱਖਰਾ ਸਵਾਲ ਹੈ, ਜੋ GOV.UK 'ਤੇ ਮੌਜੂਦਾ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਜਾਂ IAA-ਰਜਿਸਟਰਡ ਸਲਾਹਕਾਰ ਜਾਂ SRA-ਨਿਯਮਿਤ ਸਾਲਿਸਟਰ ਦੁਆਰਾ ਕਵਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਡਿਵਾਈਸ ਨੂੰ ਲਾਕ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਮਜ਼ਬੂਤ, ਵਿਲੱਖਣ ਪਾਸਵਰਡ ਵਰਤਣਾ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫੋਨ, ਟੈਬਲੇਟ ਅਤੇ ਲੈਪਟਾਪ ਪਾਸਕੋਡ, ਫਿੰਗਰਪ੍ਰਿੰਟ ਜਾਂ ਫੇਸ ਅਨਲਾਕ ਨੂੰ ਪੂਰੇ-ਡਿਵਾਈਸ ਐਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਨਾਲ ਜੋੜ ਕੇ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜਿਸਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ਦੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਾਰ ਚਾਲੂ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਜੇ ਡਿਵਾਈਸ ਗੁਆਚ ਜਾਵੇ ਜਾਂ ਚੋਰੀ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਚੁੱਕਣ ਵਾਲਾ ਵਿਅਕਤੀ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਿੱਧਾ ਫੋਟੋ ਗੈਲਰੀ ਜਾਂ ਫਾਈਲ ਸਟੋਰੇਜ ਖੋਲ੍ਹ ਕੇ ਅੰਦਰਲੀ ਸਮੱਗਰੀ ਨਹੀਂ ਦੇਖ ਸਕਦਾ।

• ਡਿਵਾਈਸ ਨੂੰ ਅਣਲਾਕ ਜਾਂ ਆਟੋ-ਓਪਨ 'ਤੇ ਛੱਡਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸਕ੍ਰੀਨ ਲਾਕ ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ਐਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਚਾਲੂ ਕਰਨਾ।
• ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਰੱਖਣ ਵਾਲੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਖਾਤੇ ਲਈ ਮਜ਼ਬੂਤ, ਵਿਲੱਖਣ ਪਾਸਵਰਡ ਵਰਤਣਾ — ਨਾ ਕਿ ਕੋਈ ਅਜਿਹਾ ਜੋ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਸਾਈਟ ਤੋਂ ਦੁਬਾਰਾ ਵਰਤਿਆ ਗਿਆ ਹੋਵੇ।
• ਪਾਸਵਰਡਾਂ ਨੂੰ ਨੋਟ, ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਸਟਿੱਕੀ ਨੋਟ ਦੀ ਬਜਾਏ ਕਿਸੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਪਾਸਵਰਡ ਮੈਨੇਜਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਵਿਲੱਖਣ ਪਾਸਵਰਡਾਂ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਰੱਖਣਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੌਖਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਦੋ-ਪੜਾਵੀ ਤਸਦੀਕ ਅਤੇ ਕਾਪੀਆਂ ਕਿੱਥੇ ਰੱਖੀਆਂ ਜਾਣ ਇਹ ਚੁਣਨਾ

ਦੋ-ਪੜਾਵੀ ਤਸਦੀਕ (ਕਈ ਵਾਰ ਦੋ-ਫੈਕਟਰ ਪ੍ਰਮਾਣੀਕਰਨ, ਜਾਂ 2FA ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ) ਪਾਸਵਰਡ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਇੱਕ ਹੋਰ ਜਾਂਚ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਫੋਨ 'ਤੇ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਕੋਡ। ਇਸਨੂੰ ਈਮੇਲ, ਕਲਾਊਡ ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਕਿਸੇ ਵੀ ਐਪ ਲਈ ਚਾਲੂ ਕਰਨ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਇਕੱਲਾ ਲੀਕ ਹੋਇਆ ਪਾਸਵਰਡ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਅੰਦਰ ਜਾਣ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।

• ਜਿੱਥੇ ਵੀ ਇਹ ਉਪਲਬਧ ਹੋਵੇ ਦੋ-ਪੜਾਵੀ ਤਸਦੀਕ ਚਾਲੂ ਕਰਨਾ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਕਲਾਊਡ ਸਟੋਰੇਜ ਖਾਤਿਆਂ ਲਈ, ਕਿਉਂਕਿ ਈਮੇਲ ਅਕਸਰ ਬਾਕੀ ਸਭ ਕੁਝ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਣ ਦਾ ਰਾਹ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
• ਬਿਨਾਂ ਐਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਵਾਲੀ ਸਾਂਝੀ ਡਰਾਈਵ ਜਾਂ ਬਿਨਾਂ ਪਹੁੰਚ-ਕੰਟਰੋਲ ਵਾਲੇ ਫੋਲਡਰ ਦੀ ਬਜਾਏ ਬਿਲਟ-ਇਨ ਐਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਵਾਲੀ ਸਟੋਰੇਜ ਚੁਣਨਾ।
• ਕਿਹੜੀਆਂ ਐਪਾਂ ਨੂੰ ਫੋਟੋਆਂ ਜਾਂ ਫਾਈਲਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸਾਵਧਾਨ ਰਹਿਣਾ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਾਰ ਪਹੁੰਚ ਦੇ ਕੇ ਭੁੱਲ ਜਾਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਕਦੇ-ਕਦੇ ਇਜਾਜ਼ਤਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ।

ਬੈਕਅੱਪ ਰੱਖਣਾ, ਅਤੇ ਕਾਪੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨਾ

ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਡਿਵਾਈਸ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਕਾਪੀ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਰਹਿਣਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜੋਖਮ ਭਰਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ — ਇੱਕ ਗੁਆਚਿਆ ਫੋਨ ਜਾਂ ਖਰਾਬ ਹੋਈ ਹਾਰਡ ਡਰਾਈਵ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਭ ਕੁਝ ਮੁੜ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ ਪਵੇ। ਕਿਸੇ ਵੱਖਰੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰੱਖੀ ਗਈ ਦੂਜੀ ਕਾਪੀ — ਜਿਵੇਂ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟਡ ਕਲਾਊਡ ਸਟੋਰੇਜ ਜਾਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਆਫਲਾਈਨ ਰੱਖੀ ਗਈ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟਡ USB ਡਰਾਈਵ — ਮੁੱਖ ਕਾਪੀ ਗੁਆਚਣ ਜਾਂ ਖਰਾਬ ਹੋਣ 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਜਾਣ ਦਾ ਰਾਹ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।

• ਮੁੱਖ ਡਿਵਾਈਸ ਤੋਂ ਵੱਖਰੀ ਕਿਸੇ ਥਾਂ 'ਤੇ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇੱਕ ਬੈਕਅੱਪ ਕਾਪੀ ਰੱਖਣਾ, ਤਰਜੀਹੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟਡ।
• ਜਨਤਕ Wi-Fi 'ਤੇ ਸਕੈਨ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਈਮੇਲ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਵਜੋਂ ਭੇਜਣ ਤੋਂ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਬਚਣਾ ਜਿਸਦੀ ਪਛਾਣ ਕਿਸੇ ਵੱਖਰੇ ਚੈਨਲ ਰਾਹੀਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਾ ਹੋਈ ਹੋਵੇ।
• ਟੈਕਸਟ, ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਫੋਨ ਰਾਹੀਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਸਕੈਨ ਮੰਗਣ ਵਾਲੇ ਅਚਾਨਕ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨਾਲ ਸਾਵਧਾਨੀ ਵਰਤਣਾ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਫਿਸ਼ਿੰਗ ਦਾ ਇੱਕ ਆਮ ਤਰੀਕਾ ਹੈ; ਕੁਝ ਵੀ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿਸੇ ਵੱਖਰੇ ਚੈਨਲ ਰਾਹੀਂ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਸੁਤੰਤਰ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ।

ਜਿੱਥੇ ਕੋਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋਵੇ, ਉੱਥੇ ਮਿਆਦ-ਪੁੱਗਣ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਵਾਲਾ ਲਿੰਕ ਜਾਂ ਪਾਸਵਰਡ ਨਾਲ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਫਾਈਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਸ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਨਾਲੋਂ ਘੱਟ ਜੋਖਮ ਛੱਡਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਬੇਅੰਤ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਅੱਗੇ ਭੇਜਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਲੋੜ ਨਾ ਰਹਿਣ 'ਤੇ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਹਟਾਉਣਾ

ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਫੈਲਣ ਦਾ ਰੁਝਾਨ ਰੱਖਦੀਆਂ ਹਨ: ਡਾਊਨਲੋਡ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਸੇਵ ਹੋਇਆ ਇੱਕ ਸਕੈਨ, ਫਿਰ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਡਿਵਾਈਸ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਫਿਰ ਕਿਸੇ ਪ੍ਰਿੰਟਰ ਜਾਂ ਸਾਂਝੇ ਕੰਪਿਊਟਰ 'ਤੇ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ। ਹਰ ਵਾਧੂ ਕਾਪੀ ਇੱਕ ਹੋਰ ਥਾਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪਈ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਲੋੜ ਨਾ ਰਹੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਸਾਫ਼ ਕਰਨ ਨਾਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੁੱਲ ਖ਼ਤਰਾ ਘਟਦਾ ਹੈ।

• ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਸੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਥਾਂ 'ਤੇ ਫਾਈਲ ਹੋ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਡਾਊਨਲੋਡ ਫੋਲਡਰਾਂ, ਈਮੇਲ ਅਟੈਚਮੈਂਟਾਂ, ਮੈਸੇਜਿੰਗ ਐਪਾਂ ਅਤੇ ਕਲਾਊਡ ਫੋਟੋ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਬਚੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ।
• ਕਿਸੇ ਸਾਂਝੇ ਜਾਂ ਜਨਤਕ ਡਿਵਾਈਸ 'ਤੇ ਛੱਡੇ ਸਕੈਨ ਸਾਫ਼ ਕਰਨਾ, ਜਿਵੇਂ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਦਾ ਕੰਪਿਊਟਰ ਜਾਂ ਕੰਮ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਿੰਟਰ ਦੀ ਮੈਮਰੀ।
• ਫਾਈਲ ਹਟਾਉਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਡਿਵਾਈਸ ਦਾ ਡਿਲੀਟ ਕੀਤੇ ਆਈਟਮਾਂ ਜਾਂ ਟਰੈਸ਼ ਫੋਲਡਰ ਖਾਲੀ ਕਰਨਾ, ਕਿਉਂਕਿ ਕੁਝ ਸਿਸਟਮ ਡਿਲੀਟ ਕੀਤੀ ਕਾਪੀ ਨੂੰ ਕੁਝ ਸਮੇਂ ਲਈ ਰੱਖਦੇ ਹਨ।

← ਸਾਰੀਆਂ ਗਾਈਡਾਂ