ਕਿਵੇਂ-ਕਰੋ

ਕਈ ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੀਆਂ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਇਕਠਾ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਹੈ

ਹਰੇਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਕਿੱਥੋਂ ਲੈਣੀ ਹੈ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤੇ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਨੂੰ ਤਨਖ਼ਾਹ ਵਿਭਾਗ ਜਾਂ HR ਪੋਰਟਲ ਦੁਆਰਾ ਜਾਰੀ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਇੱਕ ਪੁਰਾਣਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਲਾਗ ਇਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਡਾਉਨਲੋਡ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਜੇ ਪਿਛਲੇ ਮਹੀਨੇ ਦੀ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਪੋਰਟਲ ਤੋਂ ਗੁੰਮ ਹੈ, ਤਨਖ਼ਾਹ ਵਿਭਾਗ ਜਾਂ HR ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੇਨਤੀ 'ਤੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਤੀ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਰੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੁਝ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤੇ ਅਜੇ ਵੀ ਹਰ ਤਨਖ਼ਾਹ ਅਵਧੀ ਦੌਰਾਨ ਇੱਕ ਕਾਗਜ਼ ਦੀ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਭੇਜਦੇ ਹਨ। ਉਸ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ, ਇਸਦੀ ਆਉਣ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਸਕੈਨ ਕਰਨਾ ਜਾਂ ਫੋਟੋ ਖਿੱਚਣਾ ਇਸ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।

• ਪਹਿਲਾਂ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਦੇ ਤਨਖ਼ਾਹ ਵਿਭਾਗ ਜਾਂ HR ਪੋਰਟਲ ਨੂੰ ਚੈਕ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਪੂਰਣ ਡਾਊਨਲੋਡਯੋਗ ਪੁਰਾਣਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦਾ ਹੈ।
• ਜੇ ਪੋਰਟਲ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਮਹੀਨਾ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਨਖ਼ਾਹ ਵਿਭਾਗ ਜਾਂ HR ਤੋਂ ਸਿੱਧਾ ਇੱਕ ਪ੍ਰਤੀ ਮੰਗੋ।
• ਕਾਗਜ਼ ਦੀ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਸਕੈਨ ਕਰੋ ਜਾਂ ਫੋਟੋ ਖਿੱਚੋ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਢਿੱਲਾ ਛੱਡਣ ਦੀ ਬਜਾਏ।

ਫਾਂਕਾਂ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਇੱਕ ਕ੍ਰਮ ਬਣਾਉਣਾ

GOV.UK 'ਤੇ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਇਹ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਅਵਧੀਆਂ ਮੰਗੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ; ਆਪਣੇ ਖੁਦ ਦੇ ਰੂਟ ਲਈ ਇਹ ਚੈਕ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿੰਨਾ ਪਿੱਛੇ ਜਾ ਕੇ ਇਕਠਾ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਇਸ ਫੈਸਲੇ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ। ਕੋਈ ਵੀ ਅਵਧੀ ਲਾਗੂ ਹੋ, ਇੱਕ ਆਮ ਸੰਗਠਨ ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਕ੍ਰਮ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂ ਜਾਂ ਅੰਤ ਦੀ ਬਜਾਏ ਮੱਧ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਫਾਂਕ ਹੈ।

• ਨਿਰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਰੇਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਅਵਧੀ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ, ਫਿਰ ਹਰੇਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਜਮ੍ਹਾ ਕੀਤੀ ਜਾਣ 'ਤੇ ਇੱਕ ਨੂੰ ਟਿਕ ਕਰੋ।
• ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਜਾਰੀ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਨੂੰ ਇਕਠਾ ਕਰੋ, ਅੰਤ ਦੇ ਨੇੜੇ ਇੱਕ ਸਾਲ ਦੀਆਂ ਪਰਚੀਆਂ ਇੱਕੋ ਵਾਰ ਇਕੱਠੀਆਂ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ।
• ਜੇ ਇੱਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਅਵਧੀ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਪਰ ਕੋਈ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਜਾਰੀ ਨਹੀਂ ਕੀ ਗਈ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਗਲਤੀ), ਇੱਕ ਫਾਂਕ ਛੱਡਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਤਨਖ਼ਾਹ ਵਿਭਾਗ ਤੋਂ ਇੱਕ ਡਪਲੀਕੇਟ ਮੰਗੋ।

ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਨਾਮਕਰਨ ਅਤੇ ਆਰਡਰ ਕਰਨਾ

ਇੱਕ ਇਕਸਾਰ ਨਾਮ ਪੈਟਰਨ ਇੱਕ ਝਲਕ 'ਤੇ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਦੇ ਇੱਕ ਕ੍ਰਮ ਨੂੰ ਚੈਕ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰ ਕੇ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਕਈ ਮਹੀਨੇ ਹਨ।

• ਫਾਈਲ ਦਾ ਨਾਮ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਾਲ-ਮਹੀਨਾ ਪ੍ਰੀਫਿਕਸ ਵਰਤੋ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ 2026-01 ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ, ਇਸ ਲਈ ਫਾਈਲਾਂ ਤਾਰੀਖ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਰੂਪ ਤੋਂ ਸਾਰਟ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
• ਪੂਰੀ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਨੂੰ ਰੱਖੋ, ਇੱਕ ਕਰੌਪ ਕੀਤੇ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਨਹੀਂ, ਇਸ ਲਈ ਪੂਰਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇਕਠਾ ਰਹੇ।
• ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਸਖ਼ਤੀ ਨਾਲ ਸਭ ਤੋਂ ਪੁਰਾਣੇ ਤੋਂ ਸਭ ਤੋਂ ਨਵੇਂ ਤਕ ਆਰਡਰ ਕਰੋ, ਕੋਈ ਮਹੀਨਾ ਛੱਡੇ ਬਿਨਾਂ।

ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣਾ

ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕਾਂ ਕੋਲ ਜਮ੍ਹਾ ਕੀਤੀ ਜਾ ਰਹੀ ਅਵਧੀ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਤੋਂ ਆਮਦਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਇੱਕ ਨੌਕਰੀ ਦੀ ਤਬਦੀਲੀ ਤੋਂ ਜਾਂ ਇੱਕ ਦੂਜੀ ਭੂਮਿਕਾ ਹੋ। ਇਹ ਹਰੇਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਇਸਦੇ ਆਪਣੇ ਲੇਬਲ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਮੂਹ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸਲੂਕ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਬਜਾਏ ਇੱਕੋ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਵਖ-ਵਖ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਿਆਂ ਤੋਂ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਨੂੰ ਮਿਲਾਉਣ ਦੇ।

• ਹਰੇਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਆਪਣਾ ਫੋਲਡਰ ਜਾਂ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲੇਬਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਸਮੂਹ ਦਿਓ।
• ਹਰੇਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਦੀ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਦੇ ਸਮੂਹ ਦੇ ਅੰਦਰ ਤਾਰੀਖ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ।
• ਹਰੇਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਲਈ ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਅੰਤ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਨੋਟ ਕਰੋ, ਇਸ ਲਈ ਨੌਕਰੀ ਦੀ ਇੱਕ ਤਬਦੀਲੀ ਇੱਕ ਫਾਂਕ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਿਖਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਦੇਖਣਾ ਆਸਾਨ ਹੈ।

ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟਾਂ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ

ਇੱਕ ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਕਦਮ ਜੋ ਕੁਝ ਲੋਕ ਲਾਭਦਾਇਕ ਸਮਝਦੇ ਹਨ ਉਹ ਹਰੇਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਨੂੰ ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਦੀ ਐਂਟਰੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਕਰਨਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਉਹ ਤਨਖ਼ਾਹ ਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਵਿਵਸਥਾ ਲਈ ਇੱਕ ਅੰਤਰ-ਸੰਦਰਭ ਹੈ, ਅੰਕਾਂ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਨਿਰਣਾ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਸਿਰਫ ਇਸ ਗੱਲ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਅਤੇ ਇਸ ਦਾ ਅਨੁਸਾਰੀ ਜਮ੍ਹਾ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਦੇ ਨੇੜੇ ਦਾਖਲ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ।

• ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ 'ਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਨੋਟ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਉਸ ਅਵਧੀ ਲਈ ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ 'ਤੇ ਮੇਲ ਖਾਣ ਵਾਲੀ ਐਂਟਰੀ ਲੱਭੋ।
• ਜੇ ਇੱਕ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਅਤੇ ਇਸ ਦਾ ਉਮੀਦ ਕੀਤਾ ਜਮ੍ਹਾ ਮੇਲ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੈ, ਤਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਂਚਣਾ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਮੰਨ ਲੈਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਕਿ ਕੁਝ ਗੁੰਮ ਹੈ।
• ਸਮਾਨ ਮਹੀਨੇ ਲਈ ਤਨਖ਼ਾਹ ਪਰਚੀ ਅਤੇ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਪੰਨਾ ਨੂੰ ਇਕਠਾ ਦਾਖਲ ਕਰਨਾ, ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਇੰਡੈਕਸ ਵਿੱਚ ਅੰਤਰ-ਸੰਦਰਭ ਕਰਨਾ, ਦੋ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਪਾਸੇ-ਸਾਹਮਣੇ ਲੱਭਣਾ ਆਸਾਨ ਰੱਖਦਾ ਹੈ।

← ਸਾਰੀਆਂ ਗਾਈਡਾਂ