ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ

ਆਪਣੇ ਸਕੈਨ ਕੀਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਨਾਮ ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਕਿਵੇਂ ਦੇਈਏ

ਇੱਕਸਾਰ ਫਾਈਲ ਨਾਮ ਕਿਉਂ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ

"IMG_2031.jpg", "scan1.pdf" ਅਤੇ "Document (2).pdf" ਵਰਗੇ ਨਾਮਾਂ ਵਾਲੇ ਸਕੈਨਾਂ ਦਾ ਫੋਲਡਰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਛਾਂਟਣਾ ਔਖਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਹਰ ਫਾਈਲ ਮੌਜੂਦ ਹੋਵੇ। ਹਰ ਸਕੈਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟਾ, ਇੱਕਸਾਰ ਨਾਮ ਦੇਣਾ — ਜੋ ਦੱਸੇ ਕਿ ਇਹ ਕੀ ਹੈ ਅਤੇ ਬੰਡਲ ਵਿੱਚ ਲਗਭਗ ਕਿੱਥੇ ਆਉਂਦਾ ਹੈ — ਉਸੇ ਫੋਲਡਰ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰ ਕੇ ਵੇਖਣਾ ਅਤੇ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਣਾ ਕਾਫ਼ੀ ਤੇਜ਼ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਅਰਜ਼ੀ ਜਾਂ ਅਪਲੋਡ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਫਾਈਲ ਨਾਮਾਂ ਅਤੇ ਫਾਈਲ ਕਿਸਮਾਂ ਲਈ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਉਸ ਦੀਆਂ ਆਪਣੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਵਿੱਚ ਦੱਸਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ GOV.UK ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਇੱਥੇ ਦਿੱਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੁਝਾਅ ਤੋਂ ਉੱਪਰ ਹੈ; ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਮਾਮਲੇ ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ IAA-ਰਜਿਸਟਰਡ ਸਲਾਹਕਾਰ ਜਾਂ SRA-ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਸੌਲੀਸਿਟਰ ਨੂੰ ਪੁੱਛਣਾ ਬਿਹਤਰ ਹੈ। ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤਾ ਢੰਗ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਕੁਝ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਫਾਈਲਾਂ ਪ੍ਰਬੰਧ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਨਹੀਂ ਕਿ ਕਿਸੇ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

• ਇੱਕਸਾਰ ਨਾਮ ਨਾਲ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਵੱਖ ਕਰਨਾ ਸੌਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
• ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਤਰਤੀਬ ਨਾਲ ਫੋਲਡਰ ਨੂੰ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਣਾ ਤੇਜ਼ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
• ਜੇ ਕੋਈ ਫਾਈਲ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਫੋਲਡਰ ਤੋਂ ਵੱਖ ਇਕੱਲੀ ਖੋਲ੍ਹੀ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਵੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਨਾਮ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਨਾਮਕਰਨ ਢੰਗ

ਇੱਕ ਸਿੱਧਾ ਢੰਗ, ਜੋ ਕੁਝ ਲੋਕ ਵਰਤਦੇ ਹਨ, ਸੈਕਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਆਈਟਮ ਨੰਬਰ, ਛੋਟਾ ਵੇਰਵਾ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: 03-02_bank-statement_2026-01.pdf। ਖੱਬੇ ਤੋਂ ਸੱਜੇ ਪੜ੍ਹਨ 'ਤੇ ਇਸ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ: ਸੈਕਸ਼ਨ 3, ਆਈਟਮ 2, ਇੱਕ ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ, ਜਨਵਰੀ 2026 ਦੀ — ਪਰ ਹਰ ਹਿੱਸੇ ਦਾ ਸਹੀ ਮਤਲਬ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੈ ਜੋ ਇਸ ਨੂੰ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।

• ਦੋ ਅੰਕਾਂ ਵਾਲਾ ਸੈਕਸ਼ਨ ਨੰਬਰ — ਇੱਕ ਮੋਟੀ ਸ਼੍ਰੇਣੀ, ਜਿਵੇਂ ਪਛਾਣ, ਵਿੱਤ ਜਾਂ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼।
• ਦੋ ਅੰਕਾਂ ਵਾਲਾ ਆਈਟਮ ਨੰਬਰ — ਉਸ ਸੈਕਸ਼ਨ ਅੰਦਰ ਫਾਈਲ ਦੀ ਥਾਂ।
• ਛੋਟਾ ਵੇਰਵਾ — ਛੋਟੇ ਅੱਖਰਾਂ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਸ਼ਬਦ, ਜੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਾਰੇ ਦੱਸਣ।
• ਤਾਰੀਖ — ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਿਸ ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੈ ਉਸ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, YYYY-MM-DD (ਜਾਂ YYYY-MM) ਰੂਪ ਵਿੱਚ।

ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤਰਤੀਬ ਪ੍ਰਬੰਧ ਦੀ ਚੋਣ ਹੈ, ਕੋਈ ਪੱਕਾ ਢਾਂਚਾ ਨਹੀਂ — ਕੁਝ ਲੋਕ ਆਪਣੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਦੇ ਸੈਕਸ਼ਨਾਂ ਵਾਂਗ ਹੀ ਰੱਖਦੇ ਹਨ, ਜਦਕਿ ਹੋਰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਪੱਧਰਾਂ ਵਾਲਾ ਸਾਦਾ ਢੰਗ ਵਰਤਦੇ ਹਨ।

ਅੱਗੇ ਲੱਗੇ ਜ਼ੀਰੋ ਅਤੇ YYYY-MM-DD ਤਰਤੀਬ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਿਉਂ ਰੱਖਦੇ ਹਨ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫਾਈਲ ਮੈਨੇਜਰ ਨਾਮਾਂ ਨੂੰ ਨੰਬਰਾਂ ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ, ਸਾਦੇ ਟੈਕਸਟ ਵਜੋਂ ਛਾਂਟਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ "9" ਨੂੰ "10" ਅਤੇ "2" ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਨੰਬਰਾਂ ਦੇ ਅੱਗੇ ਜ਼ੀਰੋ ਲਾ ਕੇ ਲਿਖਣਾ — "01", "02", "03" — ਨੌਂ ਆਈਟਮਾਂ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹੋਣ 'ਤੇ ਵੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਉਮੀਦ ਵਾਲੀ ਤਰਤੀਬ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਤਾਰੀਖਾਂ 'ਤੇ ਵੀ ਇਹੀ ਗੱਲ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: YYYY-MM-DD ਵਜੋਂ ਲਿਖੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਸਾਲ, ਫਿਰ ਮਹੀਨੇ, ਫਿਰ ਦਿਨ ਅਨੁਸਾਰ ਠੀਕ ਛਾਂਟੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਦਕਿ DD/MM/YYYY ਵਰਗਾ ਰੂਪ ਟੈਕਸਟ ਵਜੋਂ ਪੜ੍ਹਨ 'ਤੇ ਤਾਰੀਖ ਦੀ ਤਰਤੀਬ ਵਿੱਚ ਬਿਲਕੁਲ ਨਹੀਂ ਛਾਂਟਿਆ ਜਾਂਦਾ।

• ਸੈਕਸ਼ਨ ਅਤੇ ਆਈਟਮ ਨੰਬਰਾਂ ਲਈ ਦੋ ਅੰਕ: "1" ਦੀ ਥਾਂ "01"।
• DD/MM/YYYY ਦੀ ਥਾਂ YYYY-MM-DD (ਜਾਂ ਜਿੱਥੇ ਸਿਰਫ਼ ਮਹੀਨਾ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦਾ ਹੋਵੇ, YYYY-MM)।
• ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਅੰਤ ਤੱਕ ਅੰਕਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਇੱਕੋ ਜਿਹੀ, ਤਾਂ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਜੋੜੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਤਰਤੀਬ ਨਾ ਵਿਗਾੜਨ।

ਖਾਲੀ ਥਾਵਾਂ ਅਤੇ ਖਾਸ ਚਿੰਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣਾ

ਫਾਈਲ ਨਾਮ ਵਿੱਚ ਖਾਲੀ ਥਾਵਾਂ, ਅਪੌਸਟ੍ਰਫ਼ੀ, ਸਲੈਸ਼ ਅਤੇ ਹੋਰ ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਅਪਲੋਡ ਕਰਨ, ਈਮੇਲ ਕਰਨ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਡਿਵਾਈਸ 'ਤੇ ਖੋਲ੍ਹਣ ਵੇਲੇ ਅਜੀਬ ਢੰਗ ਨਾਲ ਵਿਹਾਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ — ਕੁਝ ਸਿਸਟਮ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਅਜੀਬ ਅੱਖਰਾਂ ਨਾਲ ਬਦਲ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕੁਝ ਆਨਲਾਈਨ ਅਪਲੋਡ ਸਿਸਟਮ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਿਲਕੁਲ ਸਵੀਕਾਰ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਖਾਲੀ ਥਾਂ ਦੀ ਬਜਾਏ ਹਾਈਫ਼ਨ ਜਾਂ ਅੰਡਰਸਕੋਰ ਵਰਤਣਾ, ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਸਾਦੇ ਅੱਖਰ, ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਇੱਕ ਫਾਈਲ ਐਕਸਟੈਂਸ਼ਨ ਰੱਖਣਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਨ੍ਹਾਂ ਮੁਸ਼ਕਲਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।

• ਖਾਲੀ ਥਾਵਾਂ ਨੂੰ ਹਾਈਫ਼ਨ ਜਾਂ ਅੰਡਰਸਕੋਰ ਨਾਲ ਬਦਲਣਾ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ "bank statement" ਦੀ ਥਾਂ "bank-statement"।
• ਅਪੌਸਟ੍ਰਫ਼ੀ, ਸਲੈਸ਼, ਬਰੈਕਟ ਅਤੇ £, & ਜਾਂ # ਵਰਗੇ ਚਿੰਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣਾ।
• ਨਾਮਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ-ਠਾਕ ਛੋਟਾ ਰੱਖਣਾ — ਬਹੁਤ ਲੰਮੇ ਫਾਈਲ ਨਾਮ ਕੁਝ ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਕੱਟੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।
• ਜਿੱਥੇ ਕੋਈ ਆਨਲਾਈਨ ਅਪਲੋਡ ਸਿਸਟਮ ਫਾਈਲ ਨਾਮ, ਫਾਈਲ ਕਿਸਮ ਜਾਂ ਆਕਾਰ ਦੀਆਂ ਆਪਣੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੱਸਦਾ ਹੈ, ਉੱਥੇ ਉਹ ਹਦਾਇਤਾਂ ਇੱਥੇ ਵਰਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਢੰਗ ਤੋਂ ਉੱਪਰ ਹਨ।

ਕਈ ਪੰਨਿਆਂ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਰੱਖਣਾ

ਜਿੱਥੇ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਈ ਪੰਨਿਆਂ ਜਾਂ ਕਈ ਵੱਖਰੇ ਸਕੈਨਾਂ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇ — ਜਿਵੇਂ ਇੱਕ ਲੰਮੀ ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ — ਉੱਥੇ ਕੁਝ ਲੋਕ ਹਰ ਪੰਨੇ ਜਾਂ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸੈਕਸ਼ਨ ਅਤੇ ਆਈਟਮ ਨੰਬਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਤਰਤੀਬ ਦਿਖਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਹਿੱਸਾ ਜੋੜਦੇ ਹਨ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ "03-02_bank-statement_2026-01_p1.pdf" ਅਤੇ "03-02_bank-statement_2026-01_p2.pdf"। ਜਿੱਥੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਉਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਪੰਨਿਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ PDF ਵਿੱਚ ਜੋੜਨ ਨਾਲ ਵੀ ਸਾਰਾ ਸਮੂਹ ਕਈ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਫਾਈਲ ਵਜੋਂ ਇਕੱਠਾ ਰਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ।

• ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਹਰ ਪੰਨੇ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਸੈਕਸ਼ਨ ਅਤੇ ਆਈਟਮ ਨੰਬਰ।
• ਪੰਨਾ ਨਿਸ਼ਾਨ ("_p1", "_p2") ਸਿਰਫ਼ ਉੱਥੇ, ਜਿੱਥੇ ਪੰਨੇ ਵੱਖਰੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਵਜੋਂ ਰੱਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
• ਜਿੱਥੇ ਇਹ ਸੌਖਾ ਹੋਵੇ, ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਪੰਨਿਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ PDF ਵਿੱਚ ਜੋੜਨਾ ਵੀ ਇੱਕ ਵਿਕਲਪ ਹੈ।

ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਇੰਡੈਕਸ, ਅਤੇ ਨਵੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਆਉਣ 'ਤੇ ਨਾਮ ਬਦਲਣਾ

ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਇੰਡੈਕਸ ਜਾਂ ਸੂਚੀ — ਭਾਵੇਂ ਹਰ ਫਾਈਲ ਲਈ ਇੱਕ ਕਤਾਰ ਵਾਲੀ ਸਾਦੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਹੀ ਹੋਵੇ — ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਫਾਈਲ ਦਾ ਨਾਮ, ਉਹ ਕੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਹੋਵੇ, ਹਰ ਫਾਈਲ ਖੋਲ੍ਹੇ ਬਿਨਾਂ ਫੋਲਡਰ ਨੂੰ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਣਾ ਸੌਖਾ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ ਜਦੋਂ ਨਵੇਂ ਸਕੈਨ ਆਉਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਕੁਝ ਲੋਕ ਸੈਕਸ਼ਨ ਅੰਦਰ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਨਵੇਂ ਸਿਰੇ ਤੋਂ ਨੰਬਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਤਰਤੀਬ ਸਾਫ਼ ਰਹੇ, ਅਤੇ ਇੰਡੈਕਸ ਨੂੰ ਵੀ ਉਸ ਮੁਤਾਬਕ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਦੇ ਹਨ; ਹੋਰ ਲੋਕ ਸਿਰਫ਼ ਅਗਲਾ ਨੰਬਰ ਜੋੜ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਤਰਤੀਬ ਇੰਡੈਕਸ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹਨ।

• ਇੱਕ ਸਾਦੇ ਇੰਡੈਕਸ ਵਿੱਚ ਹਰ ਫਾਈਲ ਨਾਮ ਨਾਲ ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਵੇਰਵਾ।
• ਜਦੋਂ ਵੀ ਕੋਈ ਫਾਈਲ ਜੋੜੀ, ਨਾਮ ਬਦਲੀ ਜਾਂ ਹਟਾਈ ਜਾਵੇ, ਇੰਡੈਕਸ ਦਾ ਅੱਪਡੇਟ।
• ਨਵੇਂ ਸਿਰੇ ਤੋਂ ਨੰਬਰ ਦੇਣਾ ਜਾਂ ਅਗਲਾ ਨੰਬਰ ਜੋੜਨਾ — ਇੱਕ ਸੈਕਸ਼ਨ ਅੰਦਰ ਇੱਕੋ ਢੰਗ।
• ਸਿਰਫ਼ ਸਕੈਨ ਕੀਤੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਹੀ ਨਹੀਂ, ਇੰਡੈਕਸ ਦਾ ਵੀ ਬੈਕਅੱਪ।

← ਸਾਰੀਆਂ ਗਾਈਡਾਂ