कसरी गर्ने

उही कागजातका कागजी र डिजिटल प्रति सुरक्षित रूपमा कसरी राख्ने

केही मानिसले किन दुवै सेट राख्छन्

कागजी र डिजिटल प्रति दुवैका आ-आफ्नै फाइदा छन्। कागजलाई ब्याट्री, पासवर्ड वा नेटवर्क चाहिँदैन। डिजिटल फाइलमा खोजी गर्न, ब्याकअप लिन र छिटो अरूलाई पठाउन सकिन्छ। केही मानिसले दुवै राख्छन्, ताकि फोन हरायो वा फोल्डर बिग्रियो भने सबै कुरा गुम्दैन।

• कागज हातमा समात्न सकिन्छ र पाना पल्टाउन सजिलो हुन्छ।
• डिजिटल फाइलको प्रतिलिपि बनाउन र घरभन्दा टाढा राख्न सजिलो हुन्छ।
• दुवै हुँदा उही कागजातसम्म पुग्ने अर्को बाटो हुन्छ।

यस मार्गदर्शनले कुनै खास आवेदनलाई कुन रूप चाहिन्छ भनेर बताउँदैन। त्यसका लागि GOV.UK हेर्नुहोस् वा IAA मा दर्ता भएका सल्लाहकार अथवा SRA ले नियमन गरेका सोलिसिटरसँग कुरा गर्नुहोस्।

दुवै सेटलाई एकअर्कासँग मिल्ने गरी राख्नुहोस्

दुई सेट तब मात्र काम लाग्छन् जब तिनीहरू एकअर्कासँग मिल्छन्। एउटा तरिका दुवै सेटको बनावट उस्तै बनाउनु हो, ताकि कुनै पनि वस्तु दुवै सेटमा बिना सोचेर भेटियोस्।

• उही क्रम: कागजी फोल्डर र डिजिटल फोल्डरहरू एउटै क्रममा मिलाउनुहोस्।
• उही नम्बर: कागजी वस्तुको नम्बर 7 हो भने फाइलको नाम 07 बाट सुरु होस्। स्क्यान गरेका फाइललाई नाम र नम्बर दिने मार्गदर्शनमा यो बारे छ।
• उही सूची: सेटमा के-के छ भन्ने छोटो सूची, जुन दुवै ठाउँमा राखिएको होस्।

मिल्दोजुल्दो बनावट भए एउटा सेटमा भएको वस्तु अर्कोमा छैन भन्ने कुरा छिट्टै थाहा हुन्छ।

कागजी सेट सुरक्षित राख्नुहोस्

कागजी सेटलाई प्रायः डिजिटल सेटभन्दा कम होसियारीसाथ सम्हालिन्छ, त्यसैले अलिकति व्यवस्था मिलाउँदा सहयोग पुग्छ। यी मिलाएर राख्ने रोजाइ हुन्, नियम होइनन्।

1. एउटा छुट्टै फोल्डर वा बाकस। सबै कुरा एकै ठाउँमा राख्दा अलग-अलग दराजमा छरिएका पाना हुँदैनन्।
2. पारदर्शी प्लास्टिकका पकेट वा खोल। धेरै मानिसले प्रत्येक वस्तुलाई आफ्नै पकेटमा राख्छन्, ताकि त्यो मोडिने, खुम्चिने र केही पोखिएर बिग्रने कुराबाट जोगियोस्।
3. चिसो, सुक्खा ठाउँ। ओसिलो, सीधा घाम र गर्मीबाट टाढा।
4. मूल कागजमा स्टेपल नगर्ने र प्वाल नपार्ने। कतिपय मानिस मूल कागजलाई जस्ताको तस्तै राख्न रुचाउँछन् र चिन्ह पकेटमा लगाउँछन्।
5. आफूलाई थाहा भएको, निजी ठाउँ। आँखाबाट टाढा, र चाहिनेभन्दा धेरै मानिसलाई थाहा नहुने।

कागजमा पनि व्यक्तिगत जानकारी हुन्छ, त्यसैले त्यो राखेको ठाउँमा को पुग्न सक्छ भनेर सोच्नु राम्रो हुन्छ।

डिजिटल सेटको सुरक्षा गर्नुहोस्

डिजिटल सेटलाई पनि यस्तै हेरचाह चाहिन्छ, तर अर्को रूपमा: उपकरणमा पासकोड, अलग ठाउँमा राखिएको ब्याकअप, र उपलब्ध भएको ठाउँमा एन्क्रिप्सन। डिजिटल प्रति राख्ने र संवेदनशील कागजात सुरक्षित भण्डारण गर्ने बारेका अघिल्ला मार्गदर्शनमा यो कुरा थप विस्तारमा छ, त्यसैले यहाँ दोहोर्याइएको छैन।

दुई सेट राख्दा लागू हुने एउटा खास कुरा: केही मानिसले डिजिटल फाइल एउटै उपकरणमा वा कागजी सेट भएकै ठाउँमा मात्र राख्दैनन्। दुवै एकसाथ हराए भने कुनै पनि अर्कोको ब्याकअप हुन सक्दैन।

केही परिवर्तन हुँदा दुवैलाई एकै अवस्थामा राख्नुहोस्

कुनै कागजात एक ठाउँमा थपिँदा वा बदलिँदा अर्कोमा नबदलिए दुवै सेट फरक हुन्छन्। सरल परिवर्तन-अभिलेखले यसलाई रोक्न सक्छ। यो प्रत्येक सेटसँग राखिएको एउटा पाना वा नोट हुन सक्छ।

• मिति: परिवर्तन कहिले गरियो।
• के परिवर्तन भयो: जस्तै थपियो, बदलियो वा हटाइयो।
• वस्तुको नम्बर: ताकि दुवै सेटमा त्यसलाई मिलाउन सकियोस्।
• कागजीमा भयो / डिजिटलमा भयो: प्रत्येकका लागि एउटा चिन्ह, ताकि आधा मात्र भएको अपडेट देखियोस्।

बेलाबेलामा, जस्तै नयाँ वस्तु थप्दा, दुवै सेटलाई सूचीसँग दाँजेर हेर्दा कमी छिट्टै भेटिन्छ।

← सबै मार्गदर्शन