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संवेदनशील दस्तावेजों के स्कैन को सुरक्षित तरीके से कैसे संग्रहीत करें

स्कैन की गई प्रतियों को मूल दस्तावेजों की तरह सावधानी क्यों दी जानी चाहिए

एक स्कैन किया गया पासपोर्ट, बैंक स्टेटमेंट या वेतन पर्ची में कागजी दस्तावेज जितनी जानकारी होती है, अक्सर ऐसे रूप में जिसे नकल करना, भेजना या गलती से ट्रैक करना आसान होता है। तस्वीरों से भरा फोन या डाउनलोड फ़ोल्डर में PDF का फ़ोल्डर दराज में मूल दस्तावेजों की तुलना में अक्सर अधिक जोखिम में हो सकता है।

नीचे का कोई भी कदम किसी विशेष आवेदन या प्रक्रिया से संबंधित नहीं है — ये सामान्य डिजिटल सुरक्षा प्रथाएं हैं जो किसी भी संवेदनशील व्यक्तिगत दस्तावेज को संग्रहीत करने पर लागू होती हैं, जो नेशनल साइबर सिक्योरिटी सेंटर जैसे व्यापक रूप से प्रकाशित निर्देशों से ली गई हैं ऑनलाइन सुरक्षित रहने के शीर्ष सुझाव। किसी विशेष आवेदन को क्या चाहिए यह एक अलग सवाल है, GOV.UK पर वर्तमान निर्देशन या IAA-पंजीकृत सलाहकार या SRA-विनियमित सॉलिसिटर द्वारा कवर किया जाता है।

डिवाइस को लॉक करना और मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड का उपयोग करना

अधिकांश फोन, टैबलेट और लैपटॉप पासकोड, फिंगरप्रिंट या चेहरे की पहचान के साथ पूर्ण-डिवाइस एन्क्रिप्शन प्रदान करते हैं, जिसे आमतौर पर डिवाइस सेटिंग्स में सिर्फ एक बार चालू करने की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है कि यदि डिवाइस खो जाता है या चोरी हो जाता है, तो जो कोई भी इसे उठाता है वह आमतौर पर फोटो गैलरी या फ़ाइल संग्रहण को खोल कर अंदर क्या है यह नहीं देख सकता।

• स्क्रीन लॉक और डिवाइस एन्क्रिप्शन को चालू करना, डिवाइस को अनलॉक या ऑटो-ओपन रखने के बजाय।
• दस्तावेजों को संग्रहीत करने या उन तक पहुंच रखने वाले किसी भी खाते के लिए मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड का उपयोग करना — किसी अन्य साइट से दोबारा उपयोग नहीं किया गया।
• पासवर्ड को एक सम्मानित पासवर्ड प्रबंधक में संग्रहीत करना, नोट, स्प्रेडशीट या स्टिकी नोट के बजाय, जो अद्वितीय पासवर्ड को ट्रैक करना आसान बनाता है।

दो-चरणीय सत्यापन और प्रतियों के स्थान का चयन करना

दो-चरणीय सत्यापन (कभी-कभी दो-कारक प्रमाणीकरण, या 2FA कहा जाता है) पासवर्ड के ऊपर एक अतिरिक्त जांच जोड़ता है, जैसे फोन पर भेजा गया कोड। ईमेल, क्लाउड स्टोरेज, और दस्तावेज प्रतियों को संग्रहीत करने वाले किसी भी ऐप पर इसे चालू करने का मतलब है कि अकेला लीक हुआ पासवर्ड आमतौर पर अंदर जाने के लिए पर्याप्त नहीं होता।

• दो-चरणीय सत्यापन को जहां कहीं भी उपलब्ध हो चालू करना, विशेष रूप से ईमेल और क्लाउड स्टोरेज खातों के लिए, क्योंकि ईमेल अक्सर बाकी सब कुछ तक पहुंचने का रास्ता होता है।
• बिना एन्क्रिप्शन वाली साझा ड्राइव या बिना पहुंच-नियंत्रण वाले फ़ोल्डर के बजाय, अंतर्निहित एन्क्रिप्शन वाली स्टोरेज चुनना।
• यह ध्यान रखना कि कौन-सी ऐप्स को तस्वीरों या फ़ाइलों तक पहुंच दी गई है, और एक बार अनुमति देकर भूल जाने के बजाय समय-समय पर अनुमतियों की जांच करना।

बैकअप रखना, और प्रतियों को सुरक्षित तरीके से साझा करना

किसी एक डिवाइस पर सिर्फ एक ही प्रति पर निर्भर रहना आमतौर पर जोखिमभरा होता है — एक खोया हुआ फोन या खराब हार्ड ड्राइव का मतलब शून्य से दोबारा शुरू करना हो सकता है। किसी अलग जगह रखी गई दूसरी प्रति — जैसे एन्क्रिप्टेड क्लाउड स्टोरेज या सुरक्षित रूप से ऑफ़लाइन रखी गई एन्क्रिप्टेड USB ड्राइव — मुख्य प्रति के खो जाने या क्षतिग्रस्त हो जाने पर वापसी का एक रास्ता देती है।

• कम से कम एक बैकअप प्रति किसी अलग स्थान में रखना, आदर्श रूप से एन्क्रिप्टेड।
• सार्वजनिक Wi-Fi से सामान्य ईमेल अटैचमेंट भेजने से बचना, या किसी को भी जिसकी पहचान किसी अलग चैनल के माध्यम से सत्यापित नहीं की गई है।
• अप्रत्याशित संदेशों से सावधानी बरतना जो पाठ, ईमेल या फोन के माध्यम से दस्तावेज स्कैन मांगते हैं — यह एक सामान्य फिशिंग दृष्टिकोण है। कुछ भी भेजने से पहले किसी अलग चैनल के माध्यम से अनुरोध को स्वतंत्र रूप से सत्यापित करना।

जहां दस्तावेज को साझा करने की आवश्यकता है, समाप्ति तारीख के साथ एक लिंक या पासवर्ड-संरक्षित फ़ाइल ईमेल अटैचमेंट की तुलना में कम जोखिम छोड़ती है जिसे अनिश्चित काल तक आगे भेजा जा सकता है।

एक बार पुरानी प्रतियों को हटाना जब वे अब आवश्यक न हों

संवेदनशील दस्तावेजों की प्रतियां फैलने की प्रवृत्ति रखती हैं: डाउनलोड फ़ोल्डर में एक स्कैन, फिर किसी अन्य डिवाइस पर ईमेल किया गया, फिर प्रिंटर या साझा कंप्यूटर पर छोड़ा गया। हर अतिरिक्त प्रति एक और जगह है जहां जानकारी बैठती है, इसलिए पुरानी प्रतियों को साफ करना जो अब आवश्यक नहीं हैं कुल जोखिम को कम करता है।

• डाउनलोड फ़ोल्डर, ईमेल अटैचमेंट, संदेश ऐप्स और क्लाउड फोटो लाइब्रेरी में स्ट्रे प्रतियों के लिए जांच करना एक बार दस्तावेज़ को सुरक्षित स्थान पर फाइल किया जा चुका है।
• साझा या सार्वजनिक डिवाइस पर छोड़ी गई स्कैन को साफ करना, जैसे लाइब्रेरी कंप्यूटर या कार्य प्रिंटर की मेमोरी।
• फ़ाइल को हटाए जाने के बाद डिवाइस के डिलीटेड आइटम या ट्रैश फ़ोल्डर को खाली करना, क्योंकि कुछ सिस्टम बाद में डिलीटेड कॉपी रखते हैं।

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