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अपने दस्तावेज बंडल के लिए एक सामग्री पृष्ठ कैसे बनाएं

सामग्री पृष्ठ क्या है

एक सामग्री पृष्ठ (कभी-कभी एक सूचकांक कहा जाता है) किसी किताब के सामग्री पृष्ठ की तरह काम करता है। यह बंडल में प्रत्येक दस्तावेज़ को सूचीबद्ध करता है, आमतौर पर एक खंड, एक संख्या, एक संक्षिप्त विवरण और पृष्ठ श्रेणी के साथ जहां इसे पाया जा सकता है। बहुत बड़ी PDF को खोलने वाला कोई भी व्यक्ति सीधे उस आइटम पर जा सकता है जो वह चाहता है, बजाय पहले पृष्ठ से स्क्रॉल करने के।

यह एक व्यवस्थापन सहायता है, अपने आप में एक दस्तावेज़ नहीं। एक सामग्री पृष्ठ कैसे रखा गया है, यह एक व्यक्तिगत पसंद है, और जहां किसी विशेष आवेदन के अपने प्रारूप या अपलोड नियम हैं, ये GOV.UK पर वर्तमान निर्देशन में सेट किए गए हैं।

दस्तावेजों को खंडों में समूहित करना

एक लंबी सूची को कुछ समूहों में विभाजित करने पर पढ़ना आसान हो जाता है। कुछ लोग इस तरह के सामान्य समूहों का उपयोग करते हैं:

• पहचान और यात्रा दस्तावेज़।
• संबंध दस्तावेज़।
• वित्तीय दस्तावेज़, जैसे विवरण और वेतन पर्ची।
• आवास दस्तावेज़।

ये केवल समान आइटमों को एक साथ रखने के लिए व्यवस्थापन शीर्षक हैं। वे यह नहीं कहते हैं कि कोई विशेष आवेदन कौन से दस्तावेज़ों को शामिल करता है। यह प्रश्न GOV.UK पर वर्तमान निर्देशन या IAA-पंजीकृत सलाहकार या SRA-विनियमित सॉलिसिटर द्वारा कवर किया जाता है।

आइटमों को नंबर देना और फाइल नामों के साथ मेल खाना

प्रत्येक दस्तावेज़ को एक खंड अक्षर और आइटम संख्या देना, उदाहरण के लिए A1, A2, B1, सामग्री पृष्ठ की प्रत्येक पंक्ति को संदर्भ देना आसान बनाता है। यदि स्कैन की गई फाइलों के नाम समान संख्याओं का उपयोग करते हैं, तो यह मदद करता है, इसलिए फोल्डर और सामग्री पृष्ठ लाइन ऊपर होते हैं। स्कैन की गई फाइलों को नाम देने और संख्या देने पर एक अलग गाइड इस पैटर्न को वर्णित करता है।

1. पहले खंड समूह चुनें।
2. प्रत्येक खंड में आइटमों को संख्या दें जिस क्रम में वे दिखाई देंगे।
3. प्रत्येक फाइल नाम की शुरुआत में समान संख्या का उपयोग करें।

पृष्ठ श्रेणियों और तारीख श्रेणियों को रिकॉर्ड करना

पृष्ठ संख्याओं को केवल तभी भरा जा सकता है जब बंडल को एकत्रित किया जाता है, क्योंकि वे अंतिम क्रम पर निर्भर करते हैं। कई लोग सामग्री पृष्ठ को दो बार बनाते हैं: पहले खंड, संख्या और विवरण, फिर पृष्ठों को एक फाइल में एकत्रित करने के बाद पृष्ठ श्रेणियों।

• प्रत्येक आइटम के लिए शुरुआती और अंत पृष्ठ लिखना, जैसे पृष्ठ 12 से 15।
• समान दस्तावेजों के एक चलने के लिए एक तारीख श्रेणी जोड़ना, उदाहरण के लिए महीनों को कवर करने वाले विवरण, ताकि दौड़ को एक नजर में देखा जा सके।
• विवरण को संक्षिप्त और सादे रखना, जैसे दस्तावेज़ का प्रकार और वर्ष या महीना।

अनुक्रमित PDF बंडल गाइड बताता है कि कैसे एक संयुक्त फाइल और इसके सूचकांक को एक साथ फिट किया जा सकता है।

इसे संक्षिप्त और अद्यतन रखना

कई सामग्री पृष्ठ एक या दो सादे पृष्ठों में फिट होते हैं। कुछ स्तंभों वाली एक स्पष्ट तालिका घनी पैराग्राफ से पढ़ने में आसान है। बंडल को समाप्त मानने से पहले, सामग्री पृष्ठ की तुलना अंतिम क्रम से करने में मदद मिल सकती है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक सूचीबद्ध पृष्ठ श्रेणी सही दस्तावेज़ पर खुलती है।

यदि एक दस्तावेज़ को जोड़ा, हटाया या प्रतिस्थापित किया जाता है, तो उसके बाद पृष्ठ श्रेणियां बदल सकती हैं, इसलिए कई लोग हर बार सामग्री पृष्ठ को अपडेट करते हैं। अंतिम अपडेट की तारीख के साथ एक छोटा नोट जोड़ने से यह बताना भी आसान हो सकता है कि कौन सा संस्करण वर्तमान है।

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