કેવી રીતે

સંવેદનશીલ ડોક્યુમેન્ટ સ્કેનને સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહ કરવું

શા માટે સ્કેન કરેલી કૉપી મૂળ ડોક્યુમેન્ટ જેટલી જ કાળજી માંગે છે

સ્કેન કરેલા પાસપોર્ટ, બેંક સ્ટેટમેન્ટ અથવા પગાર સ્લિપમાં કાગળના મૂળ ડોક્યુમેન્ટ જેટલી જ માહિતી હોય છે, ઘણી વખત એવા ફોર્મેટમાં જેની નકલ કરવી, આગળ મોકલવી અથવા આકસ્મિક રીતે ગુમાવવી સહેલી હોય છે. ફોટો પાડેલા ડોક્યુમેન્ટથી ભરેલો ફોન, અથવા ડાઉનલોડ ફોલ્ડરમાં પડેલો પીડીએફનો ફોલ્ડર, દરાજમાં રાખેલા મૂળ ડોક્યુમેન્ટ કરતાં વધુ ખુલ્લો બની શકે છે.

નીચે આપેલ કોઈ પણ પગલું કોઈ ચોક્કસ અરજી અથવા પ્રક્રિયા માટે ખાસ નથી — આ સામાન્ય ડિજિટલ સુરક્ષા પદ્ધતિ છે જે કોઈપણ સંવેદનશીલ અંગત ડોક્યુમેન્ટના સંગ્રહને લાગુ પડે છે, નેશનલ સાયબર સિક્યુરિટી સેન્ટરની ઓનલાઇન સુરક્ષિત રહેવા માટેની ટોચની ટિપ્સ જેવી વ્યાપકપણે પ્રકાશિત માર્ગદર્શિકા પરથી લેવામાં આવેલ છે. કોઈ ચોક્કસ અરજીને શું જોઈએ છે તે અલગ પ્રશ્ન છે, જે GOV.UK પરના વર્તમાન માર્ગદર્શન અથવા IAA-નોંધાયેલ સલાહકાર અથવા SRA-નિયંત્રિત વકીલ દ્વારા આવરી લેવાય છે.

ઉપકરણને લૉક કરવું અને મજબૂત, અનોખા પાસવર્ડનો ઉપયોગ કરવો

મોટાભાગના ફોન, ટેબલેટ અને લેપટોપ પિનકોડ, ફિંગરપ્રિન્ટ અથવા ફેસ અનલૉકની સાથે સંપૂર્ણ-ઉપકરણ એન્ક્રિપ્શનની સુવિધા આપે છે, જે સામાન્ય રીતે ઉપકરણની સેટિંગમાં ફક્ત એક જ વાર ચાલુ કરવાની જરૂર પડે છે. આનો અર્થ એ છે કે જો ઉપકરણ ખોવાઈ જાય અથવા ચોરાઈ જાય, તો તે મેળવનાર વ્યક્તિ સામાન્ય રીતે ફોટો ગેલેરી અથવા ફાઇલ સંગ્રહ ખોલીને અંદર શું છે તે જોઈ શકતી નથી.

• ઉપકરણને અનલૉક રાખવા અથવા આપમેળે ખૂલે તેવું સેટ કરવાને બદલે, સ્ક્રીન લૉક અને ઉપકરણ એન્ક્રિપ્શન ચાલુ કરવું.
• ડોક્યુમેન્ટની કૉપી સંગ્રહ કરી શકે અથવા તેની ઍક્સેસ ધરાવી શકે તેવા કોઈપણ ખાતા માટે મજબૂત, અનોખો પાસવર્ડ વાપરવો — બીજી કોઈ સાઇટ પરથી પુનઃઉપયોગ કરેલો ન હોય તેવો.
• પાસવર્ડ્સને નોંધ, સ્પ્રેડશીટ અથવા સ્ટીકી નોટને બદલે વિશ્વસનીય પાસવર્ડ મેનેજરમાં સંગ્રહ કરવા, જેનાથી અનોખા પાસવર્ડ યાદ રાખવાનું સરળ બને છે.

બે-પગલાની ચકાસણી અને કૉપી ક્યાં રાખવી તે પસંદ કરવું

બે-પગલાની ચકાસણી (ક્યારેક ટુ-ફેક્ટર ઓથેન્ટિકેશન અથવા 2FA કહેવાય છે) પાસવર્ડ ઉપરાંત બીજી ચકાસણી ઉમેરે છે, જેમ કે ફોન પર મોકલાયેલો કોડ. ઇમેલ, ક્લાઉડ સંગ્રહ અને ડોક્યુમેન્ટની કૉપી સંગ્રહવા માટે વપરાતી કોઈપણ એપ્લિકેશન માટે આ ચાલુ કરવાથી, એકલો લીક થયેલો પાસવર્ડ સામાન્ય રીતે અંદર પ્રવેશવા માટે પૂરતો નથી.

• ખાસ કરીને ઇમેલ અને ક્લાઉડ સંગ્રહ ખાતાઓ માટે, જ્યાં પણ તે ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં બે-પગલાની ચકાસણી ચાલુ કરવી, કારણ કે ઇમેલ ઘણી વખત બીજી બધી વસ્તુઓમાં પ્રવેશવાનો રસ્તો હોય છે.
• એન્ક્રિપ્ટ ન કરેલી શેર કરેલી ડ્રાઇવ અથવા ઍક્સેસ નિયંત્રણ વિનાના ફોલ્ડરને બદલે, બિલ્ટ-ઇન એન્ક્રિપ્શનવાળો સંગ્રહ પસંદ કરવો.
• કઈ એપ્લિકેશનોને ફોટા અથવા ફાઇલોની ઍક્સેસ આપવામાં આવે છે તે અંગે સાવધ રહેવું, અને એક વાર ઍક્સેસ આપ્યા પછી ભૂલી જવાને બદલે ક્યારેક તેની પરવાનગીઓ તપાસવી.

બેકઅપ રાખવો અને કૉપી સુરક્ષિત રીતે શેર કરવી

એક જ કૉપી પર, એક જ ઉપકરણ પર આધાર રાખવો સામાન્ય રીતે જોખમી હોય છે — ફોન ખોવાઈ જવાથી અથવા હાર્ડ ડ્રાઇવ બગડી જવાથી બધું ફરી શરૂઆતથી કરવું પડી શકે છે. એન્ક્રિપ્ટેડ ક્લાઉડ સંગ્રહ અથવા સુરક્ષિત રીતે ઑફલાઇન રાખેલી એન્ક્રિપ્ટેડ યુએસબી ડ્રાઇવ જેવી અલગ જગ્યાએ બીજી કૉપી રાખવાથી, મૂળ કૉપી ખોવાઈ જાય કે ખરાબ થઈ જાય તો પણ પાછી મેળવવાનો રસ્તો રહે છે.

• મૂળ ઉપકરણથી અલગ ક્યાંક ઓછામાં ઓછી એક બેકઅપ કૉપી રાખવી, શક્ય હોય તો એન્ક્રિપ્ટેડ.
• જાહેર વાઇ-ફાઇ પર સાદા ઇમેલ જોડાણ તરીકે સ્કેન ન મોકલવા, અથવા જેની ઓળખ બીજા કોઈ માધ્યમથી ખાતરી કરવામાં આવી ન હોય તેવી કોઈ વ્યક્તિને ન મોકલવા.
• ટેક્સ્ટ, ઇમેલ અથવા ફોન દ્વારા ડોક્યુમેન્ટ સ્કેન માંગતા અણધાર્યા સંદેશાઓ સાથે સાવધાનીપૂર્વક વર્તવું, કારણ કે આ એક સામાન્ય ફિશિંગ પદ્ધતિ છે; કંઈ પણ મોકલતા પહેલાં વિનંતીની અલગ રીતે ખાતરી કરી લેવી.

જ્યારે કોઈ ડોક્યુમેન્ટ શેર કરવું જરૂરી હોય, ત્યારે સમાપ્તિ તારીખવાળી લિંક અથવા પાસવર્ડ-સુરક્ષિત ફાઇલ, અમર્યાદિત રીતે આગળ મોકલી શકાય તેવા જોડાણ કરતાં ઓછી ખુલ્લી રહે છે.

જ્યારે જૂની કૉપીની જરૂર ન રહે ત્યારે તેને દૂર કરવી

સંવેદનશીલ ડોક્યુમેન્ટની કૉપીઓ અલગ અલગ રીતે ફેલાઈ શકે છે: ડાઉનલોડ ફોલ્ડરમાં સાચવેલો સ્કેન, પછી બીજા ઉપકરણ પર ઇમેલ કરેલો, પછી પ્રિન્ટર અથવા શેર કરેલા કમ્પ્યુટર પર રહી ગયેલો. દરેક વધારાની કૉપી માહિતી રહેવાની એક વધુ જગ્યા બને છે, તેથી હવે જરૂરી ન હોય તેવી કૉપીઓ દૂર કરવાથી એકંદર જોખમ ઘટે છે.

• કોઈ ડોક્યુમેન્ટ સુરક્ષિત જગ્યાએ સાચવ્યા પછી ડાઉનલોડ ફોલ્ડર, ઇમેલ જોડાણો, મેસેજિંગ એપ્લિકેશન અને ક્લાઉડ ફોટો લાઇબ્રેરીમાં રહી ગયેલી કૉપીઓ તપાસવી.
• લાઇબ્રેરીના કમ્પ્યુટર અથવા ઓફિસના પ્રિન્ટરની મેમરી જેવા શેર કરેલા અથવા જાહેર ઉપકરણ પર રહી ગયેલા સ્કેન દૂર કરવા.
• ફાઇલ દૂર કર્યા પછી ઉપકરણનું ડિલીટ કરેલ આઇટમ અથવા ટ્રેશ ફોલ્ડર ખાલી કરવું, કારણ કે કેટલીક સિસ્ટમ થોડા સમય માટે ડિલીટ કરેલી કૉપી રાખી મૂકે છે.

← બધી માર્ગદર્શિકાઓ