કેવી રીતે કરવું

રહેઠાણ અને સરનામાના દસ્તાવેજો કેવી રીતે ગોઠવવા જેથી વિભાગ એક સાથે રહે

કેટલાક લોકો આ દસ્તાવેજોને એક વિભાગ તરીકે કેમ રાખે છે

કોઈ વ્યક્તિ જ્યાં રહી હોય તેને લગતા દસ્તાવેજો આમતેમ વિખેરાઈ શકે છે: ભાડા કરાર એક ફોલ્ડરમાં, એક બિલ ઇમેઇલમાં અને એક પત્ર ડ્રોઅરમાં. કેટલાક લોકોને તેમને એક જ વિભાગ તરીકે ગણવાનું સહેલું લાગે છે, જેથી એક સરનામા વિશેનું બધું એક જ જગ્યાએ મળી જાય.

• એક વિભાગ એટલે શોધવા માટે ઓછી જગ્યાઓ.
• સરનામા મુજબ ગોઠવવાથી સંબંધિત કાગળો બાજુ બાજુમાં રહે છે.
• એકસરખો ક્રમ શું છે અને શું ખૂટે છે તે જોવાનું સહેલું બનાવે છે.

આ માર્ગદર્શિકા એ જણાવતી નથી કે કોઈ પણ અરજી માટે રહેઠાણના કયા દસ્તાવેજો જરૂરી છે. તેના માટે GOV.UK જુઓ અથવા IAA માં નોંધાયેલા સલાહકાર કે SRA દ્વારા નિયંત્રિત સોલિસિટર સાથે વાત કરો.

લોકો સામાન્ય રીતે કયા પ્રકારના દસ્તાવેજો એક સાથે રાખે છે

આ એવી વસ્તુઓનાં ઉદાહરણો છે જે લોકો સામાન્ય રીતે રહેઠાણ અને સરનામા હેઠળ એક સાથે રાખે છે. આ જરૂરી વસ્તુઓની યાદી નથી.

• ભાડા કરાર, તેના પછીના કોઈ નવીકરણ કે મુદત વધારા સહિત.
• ઘરમાલિક અથવા જેમની સાથે કોઈ રહે છે તે વ્યક્તિનો પત્ર.
• કાઉન્સિલ ટેક્સનું બિલ.
• યુટિલિટી બિલો, જેમ કે ગેસ, વીજળી, પાણી કે બ્રૉડબેન્ડ.
• મૉર્ગેજ સ્ટેટમેન્ટ.
• સરનામું દર્શાવતા અન્ય પત્રો કે સ્ટેટમેન્ટ.

કોઈની પોતાની પરિસ્થિતિમાં આમાંથી કેટલાક લાગુ ન પડે, અથવા બીજા દસ્તાવેજો આ વિભાગમાં આવે એવું બની શકે. તે પ્રશ્ન GOV.UK કે સલાહકાર માટે છે, ફાઇલ ગોઠવવાની પદ્ધતિ માટે નહીં.

પહેલા સરનામા મુજબ, પછી તારીખ મુજબ ગોઠવો

એક રીત એ છે કે બે પગલાંમાં ગોઠવવું. પહેલા, વિભાગને સરનામા મુજબ વહેંચો. પછી, દરેક સરનામાની અંદર, દસ્તાવેજોને તારીખના ક્રમમાં મૂકો.

1. દરેક સરનામા માટે એક પેટા-જૂથ. જો એકથી વધુ સરનામાં હોય, તો દરેકને પોતાનો અલગ સેટ આપો, જેથી એક જગ્યાના કાગળો ક્યારેય બીજી જગ્યાના કાગળો સાથે ભળી ન જાય.
2. જૂનાથી નવા, અથવા નવાથી જૂના. એક દિશા પસંદ કરો અને દરેક સરનામા માટે તે જ વાપરો.
3. કરાર પહેલા. કેટલાક લોકો દરેક સરનામાની શરૂઆતમાં ભાડા કરાર કે પત્ર મૂકે છે, અને પછી બિલો તારીખના ક્રમમાં.

સ્કેન કરેલી ફાઇલોને નામ અને નંબર આપવા વિશેની માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે આ ક્રમને ફાઇલનાં નામોમાં કેવી રીતે ઉતારવો, ઉદાહરણ તરીકે દરેક નામની શરૂઆત સરનામા અને તારીખથી કરીને.

ઘણાં પાનાંવાળા દસ્તાવેજો પૂરા રાખો

ભાડા કરાર ઘણાં પાનાંનો હોઈ શકે છે, અને ઘણી વાર અંતમાં સહીનાં પાનાં કે પરિશિષ્ટો હોય છે. તેને જુદાં જુદાં ફોલ્ડરોમાં વહેંચવાથી કોઈ પાનું ખોવાઈ જવું સહેલું બને છે.

• કરારનું દરેક પાનું સ્કેન કરો, છેલ્લું પાનું અને કોઈ પણ જોડાણ સહિત.
• પાનાંને છૂટાં છૂટાં ચિત્રોને બદલે, સાચા ક્રમમાં એક જ ફાઇલ તરીકે રાખો.
• સ્કેન કર્યા પછી પાનાંની સંખ્યા કાગળની નકલ સાથે સરખાવો.

વધુ સ્પષ્ટ સ્કેન માટે, ફોન પર દસ્તાવેજો સ્પષ્ટ રીતે સ્કેન કરવા વિશેની માર્ગદર્શિકા જુઓ. જો કાગળનો સેટ પણ રાખવામાં આવે, તો કાગળ અને ડિજિટલ નકલો રાખવા વિશેની માર્ગદર્શિકા બંનેને મેળમાં રાખવા વિશે છે.

નાની અનુક્રમણિકા ઉમેરો અને ખૂટતી વસ્તુઓ નોંધો

ફક્ત આ વિભાગ માટેની ટૂંકી અનુક્રમણિકાથી શું રાખેલું છે તે જોવાનું સહેલું બને છે. તે એક સાદું ટેબલ કે ફાઇલો સાથે રાખેલી નોંધ હોઈ શકે છે, અને પછી તે મોટા અનુક્રમણિકા પાનાનો ભાગ બની શકે છે. અનુક્રમણિકા પાનું બનાવવા વિશેની માર્ગદર્શિકા વ્યાપક વિચાર બતાવે છે.

• સરનામું: દરેક જૂથ જે સરનામા સાથે સંબંધિત છે તે.
• દસ્તાવેજ: ઉદાહરણ તરીકે ભાડા કરાર, કાઉન્સિલ ટેક્સ બિલ કે યુટિલિટી બિલ.
• તારીખ કે સમયગાળો: દસ્તાવેજ પર દર્શાવેલી તારીખ, અથવા તે જે સમયગાળાને આવરે છે તે.
• ફાઇલનું નામ કે નંબર: જેથી નોંધ ફાઇલ સાથે મેળ ખાય.

હજી સુધી ન મળેલી કોઈ પણ વસ્તુ માટે એક લીટી ઉમેરો, જેમ કે ખૂટતો મહિનો કે હજી સ્કેન કરવાનું બાકી પાનું. ખૂટતી વસ્તુ લખી રાખવી એ ફક્ત પોતાના માટેની નોંધ છે. તે એ જણાવતી નથી કે તે ખૂટતી વસ્તુ કોઈ અરજી માટે મહત્ત્વની છે કે નહીં.

← બધી માર્ગદર્શિકાઓ