કેવી રીતે કરવું

આપણાં સ્કેન કરેલી ફાઈલોને નામ અને નંબર આપવું

સુસંગત ફાઈલ નામ શા માટે મદદરૂપ છે

"IMG_2031.jpg", "scan1.pdf" અને "Document (2).pdf" જેવા નાણુ આપેલી ફાઈલોનો ફોલ્ડર પછીથી તપાસવો મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, જોકે દરેક ફાઈલ હાજર હોય. દરેક સ્કેનને ટૂંકું, સુસંગત નામ આપવું — જે કહે તે શું છે અને તે બંડલમાં આશરે ક્યાં બેસે છે — એ જ ફોલ્ડર તપાસવા દૃષ્ટિમાં વધુ જલ્દી અને ચેકલિસ્ટ સામે તપાસવા વધુ જલ્દી બનાવી શકે છે.

કોઈ ચોક્કસ એપ્લીકેશન અથવા અપલોડ સિસ્ટમ ખરેખર ફાઈલ નામ અને ફાઈલ પ્રકાર માટે શું જરૂરી છે તે તેના પોતાના સૂચનોમાં જણાવવામાં આવે છે, અને GOV.UK પરનું માર્ગદર્શન અહીં સૂચાયેલી કોઈ પણ બાબત કરતાં અગ્રતા રાખે છે; ચોક્કસ કેસ વિશે પ્રશ્નો IAA-નોંધાયેલા સલાહકાર અથવા SRA-નિયંત્રિત સોલિસિટર કો સંબોધવામાં આવે છે. નીચે આપેલો સ્વરૂપ ફક્ત એક તરીકો છે જે કેટલાક લોકોને ફાઈલો ગોઠવેલી રાખવામાં મદદરૂપ લાગે છે, તે નથી કે કોઈ સિસ્ટમને શું જરૂરી છે તેનું વર્ણન.

• સુસંગત નામ ફાઈલોને દૃષ્ટિમાં અલગ પાડવું સરળ બનાવે છે.
• અનુમાનિત ક્રમ ફોલ્ડર તપાસવાનું કામ ચેકલિસ્ટ સામે ઝડપી બનાવી શકે છે.
• સ્પષ્ટ નામ આ પણ મદદરૂપ થાય છે જો ફાઈલ પછીથી તેની ફોલ્ડર તરફથી દૂર, અલગ જગ્યાએ ખુલે.

સાદું નામ આપવાનું સ્વરૂપ

એક સીધો સ્વરૂપ જે કેટલાક લોકો વપરાશ કરે છે તે વિભાગ નંબર, વસ્તુ નંબર, ટૂંકું વર્ણન અને તારીખને જોડે છે, ઉદાહરણ તરીકે: 03-02_bank-statement_2026-01.pdf. ડાબેથી જમણે વાંચતા, આ અર્થ કરી શકે છે વિભાગ 3, વસ્તુ 2, બેંક સ્ટેટમેન્ટ, જાન્યુ 2026 — જોકે દરેક ભાગનો ચોક્કસ અર્થ તે વ્યક્તિ પર સંપૂર્ણ આધાર રાખે છે જે તે સેટ કરે છે.

• બે-અંકનો વિભાગ નંબર — એક રુક્ષ વર્ગ, જેમ કે ઓળખ, નાણાં અથવા સંબંધ દસ્તાવેજો.
• બે-અંકનો વસ્તુ નંબર — તેના વિભાગમાં તે ફાઈલનો સ્થાન.
• ટૂંકું વર્ણન — થોડા શબ્દો, નાનો, દસ્તાવેજને વર્ણવતા.
• તારીખ — તારીખ દસ્તાવેજ આવરણ કરે છે, YYYY-MM-DD (અથવા YYYY-MM) ફોર્મેટમાં.

વર્ગો અને તેમનો ક્રમ એક ગોઠવણીની પસંદગી છે, નિશ્ચિત બંધારણ નથી — કેટલાક લોકો તેમના પોતાના ચેકલિસ્ટના વિભાગો પ્રતિબિંબિત કરે છે, જ્યારે અન્ય ફક્ત એક અથવા બે સ્તર ધરાવતો સરળ સ્વરૂપ વપરાશ કરે છે.

આગળનાં શૂન્ય અને YYYY-MM-DD ક્રમ સાચો રાખે છે

મોટાભાગે ફાઈલ વ્યવસ્થાપક નામોને સાદા ટેક્સ્ટ તરીકે ક્રમમાં રાખે છે, સંખ્યાઓ તરીકે નહીં, તેથી "9" "10" પછી આવશે અને "2" પછી આવશે. સંખ્યાઓ આગળના શૂન્ય સાથે લખવી — "01", "02", "03" — ફોલ્ડર નવ વસ્તુઓ પછી અપેક્ષિત ક્રમમાં રાખે છે. આ જ વિચાર તારીખો પર લાગુ થાય છે: YYYY-MM-DD તરીકે લખવી તારીખ પ્રમાણે સાચોથી ક્રમમાં આવે છે, પછી માસ, પછી દિવસ, જ્યારે DD/MM/YYYY જેવો ફોર્મેટ ટેક્સ્ટ તરીકે વાંચવામાં તારીખ ક્રમમાં આવતો નથી.

• વિભાગ અને વસ્તુ નંબર માટે બે અંક: "01" બદલે "1" નહીં.
• YYYY-MM-DD (અથવા YYYY-MM જ્યાં માત્ર માસ મહત્વનો હોય) તે બદલે DD/MM/YYYY.
• આખી ફોલ્ડરમાં અંકોની સંખ્યા સમાન, તેથી વધુ ઉમેર્યા વખતે ક્રમ બગડતો નથી.

અવકાશ અને વિશેષ અક્ષર ટાળવો

ફાઈલ નામમાં અવકાશ, અવતરણી, સ્લેશ અને અન્ય વિરામચિહ્ન અપલોડ, ઇમેલ કે અલગ ઉપકરણો પર ખોલતા પછી અમોઘ વર્તે છે — કેટલીક સિસ્ટમો તેમને વિચિત્ર અક્ષર વડે બદલી નાખે છે, અને કેટલીક ઓનલાઈન અપલોડ સિસ્ટમો તેમને સંપૂર્ણપણે અસ્વીકાર કરે છે. સ્પેસને બદલે હાઈફન અથવા અંડરસ્કોર વપરાશ કરવો, અને સાદા અક્ષર, સંખ્યા અને એક જ ફાઈલ એક્સટેન્શન રાખવો, આ સમસ્યાઓ સાધારણતઃ ટાળે છે.

• સ્પેસને હાઈફન અથવા અંડરસ્કોર વડે બદલો, ઉદાહરણ તરીકે "bank-statement" બદલે "bank statement".
• અવતરણી, સ્લેશ, કૌશ અને £, & અથવા # જેવા પ્રતીક ટાળો.
• નામો યોગ્ય ટૂંકા રાખો — ખુબ લાંબાં ફાઈલ નામો કેટલીક સિસ્ટમો કાપી શકે છે.
• જ્યાં ઓનલાઈન અપલોડ સિસ્ટમ તેના પોતાના ફાઈલ-નામ, ફાઈલ-પ્રકાર અથવા માપ મર્યાદા પ્રકાશિત કરે છે, તે સૂચનો અહીં વપરાયેલા કોઈ પણ સ્વરૂપ કરતાં અગ્રતા રાખે છે.

બહુ-પૃષ્ઠ દસ્તાવેજો એક જૂથમાં રાખવો

જ્યાં એક જ દસ્તાવેજ ઘણા પૃષ્ઠો પર ચાલે છે અથવા ઘણી અલગ સ્કેન હોય — જેમ કે લાંબું બેંક સ્ટેટમેન્ટ — કેટલાક લોકો દરેક પૃષ્ઠ અથવા ફાઈલને તે જ વિભાગ અને વસ્તુ નંબર આપે છે, પૃષ્ઠ ક્રમ દર્શાવવા માટે એક વધારાનો ભાગ ઉમેરે છે, ઉદાહરણ તરીકે "03-02_bank-statement_2026-01_p1.pdf" અને "03-02_bank-statement_2026-01_p2.pdf". તે દસ્તાવેજના પૃષ્ઠોને એક જ PDF માં જોડવું, જ્યાં તે પ્રણાલીસર હોય, તે સમૂહને અનેક ફાઈલોને બદલે એક ફાઈલ તરીકે એક સાથે રાખી શકે છે.

• દરેક ફાઈલમાં તે જ વિભાગ અને વસ્તુ નંબર દસ્તાવેજના દરેક પૃષ્ઠમાં રાખો.
• પૃષ્ઠ નિશાનક ("_p1", "_p2") ફક્ત જ્યાં પૃષ્ઠો અલગ ફાઈલો તરીકે રાખેલા હોય ત્યાં ઉમેરો.
• તે દસ્તાવેજના પૃષ્ઠોને એક જ PDF માં જોડવાનું વિચારો જ્યાં તે સીધો હોય.

સાદી અનુક્રમણિકા, અને નવી ફાઈલો આવતી હોય તોથી પુનઃનામ

અનુક્રમણિકા અથવા સૂચી — એક સાદો સ્પ્રેડશીટ પણ, દરેક ફાઈલ માટે એક પંક્તિ સાથે — ફાઈલ નામ, તે શું છે અને તેની તારીખ દર્શાવતી, ફોલ્ડર તપાસવું ચેકલિસ્ટ સામે દરેક ફાઈલ ખોલ્યા વિના સરળ બનાવી શકે છે. સમય પર નવી સ્કેનો આવતી હોય, કેટલાક લોકો વિભાગમાં ફાઈલો પુનઃસંખ્યાયિત કરે છે તેથી ક્રમ સાચો વાંચે, અને અનુક્રમણિકાને મેળવતા અપડેટ કરે; અન્ય ફક્ત ક્રમના આગામી નંબર ઉમેરે છે અને અનુક્રમણિકાને ક્રમ નોંધાવતો રહે છે.

• દરેક ફાઈલ નામ સાદાં વર્ણન સાથે, સાદી અનુક્રમણિકામાં સૂચી કરો.
• જ્યારેય ફાઈલ ઉમેરવામાં આવે, પુનઃનામ આપવામાં આવે અથવા દૂર કરવામાં આવે ત્યારે અનુક્રમણિકા અપડેટ કરો.
• વિભાગમાં પુનઃસંખ્યાયન અથવા ક્રમે ઉમેરણીમાંથી એક પસંદ કરો, અને તે અભિગમ વિભાગમાં રાખો.
• અનુક્રમણિકા પોતે બેકઅપ રાખો, ફક્ત વ્યક્તિગત સ્કેન કરેલી ફાઈલો જ નહીં.

← બધી માર્ગદર્શિકાઓ