કેવી રીતે કરવું

એ જ દસ્તાવેજોની કાગળ અને ડિજિટલ નકલો સુરક્ષિત રીતે કેવી રીતે રાખવી

કેટલાક લોકો બંને સેટ કેમ રાખે છે

કાગળની અને ડિજિટલ નકલોની પોતાની ખૂબીઓ છે. કાગળને બેટરી, પાસવર્ડ કે નેટવર્કની જરૂર પડતી નથી. ડિજિટલ ફાઇલોમાં શોધી શકાય છે, તેનો બેકઅપ લઈ શકાય છે અને તે ઝડપથી મોકલી શકાય છે. કેટલાક લોકો બંને રાખે છે, જેથી ફોન ખોવાઈ જાય કે ફોલ્ડર બગડી જાય તો બધું ગુમાવવું ન પડે.

• કાગળ હાથમાં પકડી શકાય છે અને પાનાં ફેરવવા સહેલા છે.
• ડિજિટલ ફાઇલોની નકલ બનાવવી અને તેને ઘરથી દૂર રાખવી સહેલી છે.
• બંને હોય તો એ જ દસ્તાવેજ સુધી પહોંચવાનો બીજો રસ્તો મળે છે.

આ માર્ગદર્શિકા એ નથી કહેતી કે કોઈ ચોક્કસ અરજી માટે કયું સ્વરૂપ જોઈએ. તે માટે GOV.UK જુઓ અથવા IAA માં નોંધાયેલા સલાહકાર કે SRA દ્વારા નિયંત્રિત સોલિસિટર સાથે વાત કરો.

બંને સેટ એકબીજા જેવા રાખો

બે સેટ ત્યારે જ કામના છે જ્યારે તે એકબીજા સાથે મેળ ખાય. એક રીત એ છે કે બંને સેટની રચના એકસરખી રાખવી, જેથી કોઈ પણ વસ્તુ વિચાર્યા વગર બંનેમાંથી મળી જાય.

• એ જ ક્રમ: કાગળનું ફોલ્ડર અને ડિજિટલ ફોલ્ડરો એ જ ક્રમમાં ગોઠવો.
• એ જ નંબર: જો કાગળની વસ્તુનો નંબર 7 હોય, તો ફાઇલનું નામ 07 થી શરૂ થાય. સ્કેન કરેલી ફાઇલોને નામ અને નંબર આપવા વિશેની માર્ગદર્શિકામાં આ સમજાવ્યું છે.
• એ જ સૂચિ: સેટમાં શું શું છે તેની એક ટૂંકી સૂચિ, જે બંને જગ્યાએ રાખેલી હોય.

એકસરખી રચનાથી એ પણ ઝડપથી ખબર પડે છે કે કોઈ વસ્તુ એક સેટમાં છે અને બીજામાં નથી.

કાગળનો સેટ સુરક્ષિત રાખો

કાગળના સેટને ઘણીવાર ડિજિટલ સેટ કરતાં ઓછી કાળજીથી સંભાળવામાં આવે છે, એટલે થોડી ગોઠવણ મદદરૂપ થાય છે. આ ગોઠવણની પસંદગીઓ છે, નિયમો નથી.

1. એક અલગ ફોલ્ડર અથવા ડબ્બો. બધું એક જગ્યાએ રાખવાથી જુદા જુદા ખાનાંમાં છૂટાં પાનાં રહેતાં નથી.
2. પારદર્શક પ્લાસ્ટિકના પાઉચ કે સ્લીવ. ઘણા લોકો દરેક વસ્તુને તેના પોતાના પાઉચમાં રાખે છે, જેથી તે વળી જવાથી, કરચલી પડવાથી અને કંઈક ઢોળાવાથી બચે.
3. ઠંડી, સૂકી જગ્યા. ભેજ, સીધા તડકા અને ગરમીથી દૂર.
4. મૂળ કાગળોમાં સ્ટેપલ કે કાણું ન પાડવું. કેટલાક લોકો મૂળ કાગળોને જેવા છે તેવા રાખવાનું પસંદ કરે છે અને નિશાની પાઉચ પર કરે છે.
5. તમને ખબર હોય એવી ખાનગી જગ્યા. નજરથી દૂર, અને જરૂર કરતાં વધુ લોકોને તેની જાણ ન હોય.

કાગળમાં પણ અંગત માહિતી હોય છે, એટલે તે જ્યાં રાખ્યો હોય ત્યાં કોણ પહોંચી શકે છે તેનો વિચાર કરવો સારો છે.

ડિજિટલ સેટની સુરક્ષા કરો

ડિજિટલ સેટને પણ એવી જ કાળજી જોઈએ, ફક્ત બીજા સ્વરૂપમાં: ઉપકરણ પર પાસકોડ, અલગ જગ્યાએ રાખેલો બેકઅપ અને જ્યાં ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં એન્ક્રિપ્શન. ડિજિટલ નકલો રાખવા અને સંવેદનશીલ દસ્તાવેજો સુરક્ષિત રાખવા વિશેની હાલની માર્ગદર્શિકાઓમાં આ વધુ વિગતે સમજાવ્યું છે, એટલે અહીં ફરી લખ્યું નથી.

બે સેટ રાખવા સાથે જોડાયેલી એક ખાસ વાત: કેટલાક લોકો ડિજિટલ ફાઇલો ફક્ત એ જ ઉપકરણ પર કે કાગળ જ્યાં છે ત્યાં જ રાખતા નથી. જો બંને સાથે ખોવાઈ જાય, તો કોઈ પણ એક બીજાનો બેકઅપ બની શકતો નથી.

કંઈ બદલાય ત્યારે બંનેને એકસરખા રાખો

જ્યારે કોઈ દસ્તાવેજ એક જગ્યાએ ઉમેરાય કે બદલાય અને બીજી જગ્યાએ નહીં, ત્યારે બંને સેટ જુદા પડી જાય છે. ફેરફારની એક સાદી નોંધ આ અટકાવી શકે છે. તે એક પાનું કે નોંધ હોઈ શકે, જે દરેક સેટ સાથે રાખેલી હોય.

• તારીખ: ફેરફાર ક્યારે કર્યો.
• શું બદલાયું: જેમ કે ઉમેર્યું, બદલ્યું કે કાઢી નાખ્યું.
• વસ્તુનો નંબર: જેથી બંને સેટમાં તેને મેળવી શકાય.
• કાગળમાં થયું / ડિજિટલમાં થયું: દરેક માટે એક ટિક, જેથી અડધું થયેલું અપડેટ દેખાય.

સમયાંતરે, જેમ કે નવી વસ્તુ ઉમેરતી વખતે, બંને સેટને સૂચિ સાથે મેળવી જોવાથી ખામીઓ વહેલી પકડાય છે.

← બધી માર્ગદર્શિકાઓ