آموزش

نحوه نگهداری ایمن از اسکن اسناد حساس

چرا نسخه‌های اسکن‌شده به همان مراقبت نسخه‌های اصلی نیاز دارند

یک پاسپورت، صورت‌حساب بانکی یا فیش حقوقی اسکن‌شده حاوی بخش زیادی از همان اطلاعاتی است که سند کاغذی دارد، اغلب در قالبی که کپی کردن، ارسال یا گم کردن تصادفی آن آسان‌تر است. گوشی‌ای پر از عکس‌های اسناد، یا پوشه‌ای از فایل‌های PDF در پوشه دانلودها، می‌تواند در نهایت بیش از نسخه‌های اصلی داخل یک کشو در معرض خطر باشد.

هیچ‌یک از مراحل زیر مختص یک درخواست یا فرآیند خاص نیستند — این‌ها اصول کلی امنیت دیجیتال هستند که برای نگهداری هر سند شخصی حساسی کاربرد دارند و برگرفته از راهنمایی‌های منتشرشده گسترده‌ای مانند نکات برتر مرکز ملی امنیت سایبری برای ایمن ماندن آنلاین است. اینکه یک درخواست خاص به چه چیزی نیاز دارد موضوع جداگانه‌ای است که در راهنمای فعلی GOV.UK یا توسط یک مشاور ثبت‌شده نزد IAA یا وکیلی تحت نظارت SRA پوشش داده می‌شود.

قفل کردن دستگاه و استفاده از رمزهای عبور قوی و منحصربه‌فرد

اغلب گوشی‌ها، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها قفل با رمز، اثر انگشت یا تشخیص چهره را همراه با رمزگذاری کامل دستگاه ارائه می‌دهند که معمولاً فقط یک‌بار در تنظیمات دستگاه فعال می‌شود. این یعنی اگر دستگاه گم یا دزدیده شود، معمولاً هر کسی که آن را پیدا کند نمی‌تواند به‌سادگی گالری عکس یا حافظه فایل را باز کرده و محتوای آن را ببیند.

• روشن کردن قفل صفحه و رمزگذاری دستگاه، به‌جای رها کردن دستگاه به‌صورت باز یا تنظیم آن روی باز شدن خودکار.
• استفاده از رمز عبور قوی و منحصربه‌فرد برای هر حسابی که نسخه‌های اسناد را ذخیره می‌کند یا به آن‌ها دسترسی دارد — نه رمزی که در سایتی دیگر هم استفاده شده باشد.
• نگهداری رمزهای عبور در یک مدیر رمز عبور معتبر، به‌جای یادداشت، صفحه‌گسترده یا کاغذ یادداشت، که معمولاً پیگیری رمزهای منحصربه‌فرد را آسان‌تر می‌کند.

تأیید دومرحله‌ای و انتخاب محل نگهداری نسخه‌ها

تأیید دومرحله‌ای (که گاهی احراز هویت دوعاملی یا 2FA نامیده می‌شود) یک بررسی دوم، مانند کدی که به گوشی ارسال می‌شود، علاوه بر رمز عبور اضافه می‌کند. فعال کردن این ویژگی برای ایمیل، فضای ذخیره‌سازی ابری و هر برنامه‌ای که برای نگهداری نسخه‌های اسناد استفاده می‌شود، به این معناست که یک رمز عبور لو رفته به‌تنهایی معمولاً برای ورود کافی نیست.

• فعال کردن تأیید دومرحله‌ای در هر جا که ارائه می‌شود، به‌ویژه برای حساب‌های ایمیل و فضای ذخیره‌سازی ابری، چون ایمیل اغلب راه ورود به باقی چیزهاست.
• انتخاب فضای ذخیره‌سازی دارای رمزگذاری داخلی، به‌جای یک درایو اشتراکی رمزگذاری‌نشده یا پوشه‌ای بدون کنترل دسترسی.
• احتیاط در انتخاب اینکه کدام برنامه‌ها به عکس‌ها یا فایل‌ها دسترسی داشته باشند، و بررسی گاه‌به‌گاه این دسترسی‌ها به‌جای اعطای یک‌باره آن و فراموش کردنش.

تهیه نسخه پشتیبان، و اشتراک‌گذاری ایمن نسخه‌ها

اتکا به یک نسخه واحد، روی یک دستگاه واحد، معمولاً پرخطر است — گم شدن گوشی یا از کار افتادن هارددرایو می‌تواند به معنای شروع دوباره از صفر باشد. داشتن نسخه دومی که در جایی جدا نگهداری می‌شود، مانند فضای ذخیره‌سازی ابری رمزگذاری‌شده یا یک درایو USB رمزگذاری‌شده که به‌صورت آفلاین و ایمن نگهداری می‌شود، در صورت گم شدن یا آسیب دیدن نسخه اصلی راهی برای بازیابی فراهم می‌کند.

• نگهداری حداقل یک نسخه پشتیبان در جایی جدا از دستگاه اصلی، ترجیحاً به‌صورت رمزگذاری‌شده.
• خودداری از ارسال اسکن‌ها به‌صورت پیوست ساده ایمیل روی وای‌فای عمومی، یا برای کسی که هویتش از طریق یک کانال جداگانه تأیید نشده است.
• برخورد با احتیاط با پیام‌های ناخواسته‌ای که از طریق پیامک، ایمیل یا تلفن درخواست اسکن سند می‌کنند، چون این روش رایجی برای فیشینگ است؛ پیش از ارسال هر چیزی، درخواست را از طریق یک کانال مستقل تأیید کنید.

در مواردی که لازم است سندی به اشتراک گذاشته شود، پیوندی با تاریخ انقضا یا فایلی محافظت‌شده با رمز عبور، معمولاً اطلاعات کمتری در معرض دید قرار می‌دهد نسبت به پیوستی که می‌توان بی‌پایان دوباره ارسال کرد.

حذف نسخه‌های قدیمی پس از آنکه دیگر لازم نیستند

نسخه‌های اسناد حساس تمایل به پخش شدن دارند: اسکنی که در پوشه دانلودها ذخیره می‌شود، سپس به دستگاهی دیگر ایمیل می‌شود، و بعد روی یک چاپگر یا کامپیوتر اشتراکی باقی می‌ماند. هر نسخه اضافی، محل دیگری است که این اطلاعات در آن قرار دارد، بنابراین پاک کردن نسخه‌هایی که دیگر لازم نیستند معمولاً میزان کلی در معرض خطر بودن را کاهش می‌دهد.

• پس از بایگانی شدن یک سند در جایی امن، بررسی پوشه دانلودها، پیوست‌های ایمیل، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان و کتابخانه‌های عکس ابری برای یافتن نسخه‌های باقی‌مانده.
• پاک کردن اسکن‌های باقی‌مانده روی یک دستگاه اشتراکی یا عمومی، مانند کامپیوتر یک کتابخانه یا حافظه چاپگر محل کار.
• خالی کردن پوشه موارد حذف‌شده یا سطل زباله دستگاه پس از حذف یک فایل، چون برخی سیستم‌ها نسخه حذف‌شده را برای مدتی نگه می‌دارند.

← همه راهنماها