راهنمای عملی

چگونه اسناد محل سکونت و آدرس را گروه‌بندی کنید تا بخش با هم بماند

چرا برخی افراد این اسناد را به عنوان یک بخش نگاه می‌دارند

اسنادی مربوط به محل سکونتی که کسی در آن زندگی کرده‌است می‌تواند پراکنده باشند: توافق‌نامه اجاره در یک پوشه، صورت‌حساب در یک ایمیل، نامه در یک کشو. برخی افراد راحت‌تر می‌یابند که آن‌ها را به عنوان یک بخش واحد در نظر بگیرند تا تمام چیز مربوط به یک آدرس در یک جای واحد یافت شود.

• یک بخش یعنی جای‌های کمتری برای جستجو.
• گروه‌بندی بر اساس آدرس اسناد مرتبط را کنار هم نگاه می‌دارد.
• یک ترتیب ثابت دیدن موارد موجود و گمشده را آسان‌تر می‌کند.

این راهنما نمی‌گوید کدام اسناد مسکونی برای هر درخواست مورد نیاز است. برای این‌کار، GOV.UK را بررسی کنید یا با مشاور ثبت‌شده IAA یا وکیل تنظیم‌شده SRA صحبت کنید.

انواع اسنادی که مردم معمولاً گروه‌بندی می‌کنند

اینها نمونه‌هایی از چیزهایی هستند که مردم معمولاً با هم در قسمت مسکونی و آدرس نگاه می‌دارند. اینها فهرستی از آنچه مورد نیاز است نیستند.

• توافق‌نامه اجاره، از جمله هرگونه تجدید یا تمدید بعدی.
• نامه‌ای از صاحب خانه یا شخصی که کسی با او زندگی می‌کند.
• صورت‌حساب مالیات شهری.
• صورت‌حساب‌های خدماتی، مانند گاز، برق، آب یا اینترنت پرسرعت.
• صورت‌حساب وام مسکن.
• سایر نامه‌ها یا صورت‌حساب‌هایی که آدرس را نشان می‌دهند.

وضعیت خود هر شخص ممکن است به معنای عدم اعمال برخی از اینها یا تعلق داشتن سایر اسناد در بخش باشد. این یک سؤال برای GOV.UK یا یک مشاور است، نه برای یک سیستم پرونده‌دهی.

گروه‌بندی بر اساس آدرس، سپس بر اساس تاریخ

یک روش این است که به دو مرحله مرتب کنید. ابتدا، بخش را بر اساس آدرس تقسیم کنید. سپس، در هر آدرس، اسناد را به ترتیب تاریخ قرار دهید.

1. یک زیرگروه برای هر آدرس. اگر بیش از یک آدرس وجود داشت، هر یک را مجموعه‌ای خاص بدهید تا کاغذهای یک جا هرگز با جای دیگری مخلوط نشوند.
2. از قدیمی‌ترین به نوترین، یا از نوترین به قدیمی‌ترین. یک جهت انتخاب کنید و آن را برای هر آدرس استفاده کنید.
3. توافق‌نامه ابتدا. برخی افراد توافق‌نامه اجاره یا نامه را در جلوی هر آدرس قرار می‌دهند، به دنبال صورت‌حساب‌ها به ترتیب تاریخ.

راهنمای نام‌گذاری و شماره‌گذاری فایل‌های اسکن‌شده نحوه انتقال این ترتیب به نام‌های فایل را توضیح می‌دهد، به عنوان مثال با شروع هر نام با آدرس و تاریخ.

اسناد چند صفحه‌ای را کامل نگاه دارید

یک توافق‌نامه اجاره می‌تواند به صفحات زیادی برسد، اغلب با صفحات امضا یا جدول‌ها در انتها. تقسیم آن در پوشه‌ها از دست دادن صفحه را آسان می‌کند.

• هر صفحه توافق‌نامه را اسکن کنید، از جمله آخرین صفحه و هرگونه پیوست.
• صفحات را به عنوان یک فایل به ترتیب درست نگاه دارید، نه به عنوان تصاویر شل جداگانه.
• تعداد صفحات را با کپی کاغذی بعد از اسکن بررسی کنید.

برای اسکن‌های واضح‌تر، راهنمای اسکن کردن اسناد به وضوح روی تلفن را ببینید. اگر مجموعه‌ای از کاغذ نیز نگاه داشته شود، راهنمای نگاه داشتن کپی‌های کاغذی و دیجیتالی تطابق این دو را شامل می‌شود.

فهرست محتویات کوتاه اضافه کنید و شکاف‌ها را یادداشت کنید

یک فهرست محتویات کوتاه برای این بخش دیدن آنچه نگاه داشته شده است را آسان می‌کند. می‌تواند یک جدول ساده یا یادداشتی باشد که با فایل‌ها نگاه داشته شود، و می‌تواند بعداً به یک صفحه محتویات بزرگ‌تر تغذیه شود. راهنمای ساخت صفحه محتویات ایده وسیع‌تر را نشان می‌دهد.

• آدرس: آدرسی که هر گروه به آن مربوط است.
• سند: به عنوان مثال توافق‌نامه اجاره، صورت‌حساب مالیات شهری یا صورت‌حساب خدماتی.
• تاریخ یا دوره: تاریخی که نشان داده شده است یا دوره پوشش داده شده است.
• نام یا شماره فایل: تا ورودی با فایل مطابقت داشته باشد.

یک خطی برای هر چیزی که هنوز یافت نشده است اضافه کنید، مانند یک ماه گمشده یا صفحه‌ای که هنوز اسکن نشده است. نوشتن یک شکاف صرفاً یادداشتی برای خود است. این نمی‌گوید که شکاف برای هر درخواست مهم است یا نه.

← تمام راهنماها