راهنمای عملی

نحوهٔ نگهداری محفوظ نسخ کاغذی و دیجیتالی یکسان از یک مجموعهٔ اسناد

چرا برخی افراد هر دو مجموعه را نگهمی‌دارند

اسناد کاغذی و نسخ دیجیتالی نقاط قوت خاص خود را دارند. اسناد کاغذی به باتری، رمزعبور یا سیگنال نیاز ندارند. فایل‌های دیجیتالی را می‌توان به سرعت جستجو، پشتیبان‌گیری و به اشتراک گذاشت. برخی افراد هر دو را نگهمی‌دارند تا از دست رفتن گوشی یا آسیب پوشهٔ کاغذی به معنای از دست دادن همهٔ چیز نباشد.

• اسناد کاغذی ملموس و آسان برای مرور هستند.
• فایل‌های دیجیتالی آسان برای کپی‌کردن و ذخیرهٔ دور از خانه هستند.
• داشتن هر دو مجموعه یک مسیر جایگزین برای دسترسی به یک سند می‌دهد.

این راهنما نمی‌گوید کدام نسخه برای هر درخواست خاصی لازم است. برای این، GOV.UK را بررسی کنید یا با یک مشاور ثبت‌شدهٔ IAA یا وکیل تنظیم‌شدهٔ SRA صحبت کنید.

دو مجموعه را یکسان نگهدارید

دو مجموعه تنها زمانی مفید هستند که یکسان باشند. یک روش این است که هر دو مجموعه را با ساختار یکسانی بدهید تا یک مورد بدون فکر در هر کدام پیدا شود.

• ترتیب یکسان: پوشهٔ کاغذی و پوشه‌های دیجیتالی را به همان ترتیب مرتب کنید.
• شمارهٔ یکسان: اگر مورد کاغذی شمارهٔ 7 باشد، فایل با 07 شروع می‌شود. راهنمای نامگذاری و شمارهٔ گذاری فایل‌های اسکن‌شده این را پوشش می‌دهد.
• فهرست مطالب یکسان: یک فهرست کوتاه از آنچه در مجموعه است، در هر دو مکان نگهدارید.

یک ساختار یکسان همچنین سریع می‌شود که متوجه شوید یک مجموعه موردی دارد که دیگری ندارد.

مجموعهٔ کاغذی را به‌طور محفوظ ذخیره کنید

مجموعه‌های کاغذی معمولاً با کمتر احتیاط نسبت به آنها رفتار می‌شود، بنابراین کمی سازماندهی کمک می‌کند. این تنظیمات سازماندهی است نه قواعد.

1. یک پوشهٔ اختصاصی یا جعبه. نگهداری همهٔ چیز با هم مانع پراکنده شدن برگ‌ها در کشوهای مختلف می‌شود.
2. کیسه‌های پلاستیکی یا روکش‌ها. بسیاری هر مورد را در کیسهٔ خود قرار می‌دهند تا از چروک و ریزش محافظت کند.
3. یک مکان خنک و خشک. دور از رطوبت، نور مستقیم خورشید و حرارت.
4. نگهداری اصل‌ها بدون سنجاق و پانچ. برخی ترجیح می‌دهند اصل‌ها را دست‌نخورده نگه دارند و به جای آن کیسه را علامت‌گذاری کنند.
5. مکان معروف و خصوصی. از نظر پنهان و نه بیشتر از حد ضرورت به اشتراک گذاشته‌شده.

اسناد کاغذی همچنین اطلاعات شخصی است، بنابراین سزاوار توجه است که کسی می‌تواند جایی را که نگهدارند دسترسی داشته باشد.

مجموعهٔ دیجیتالی را محافظت کنید

مجموعهٔ دیجیتالی به همان نوع مراقبت به صورت متفاوت نیاز دارد: رمز در دستگاه، پشتیبان‌های ذخیره‌شده در مکان جداگانه، و رمزنگاری جایی که دستیاب است. راهنماهای موجود برای نگهداری نسخ دیجیتالی و ذخیرهٔ محفوظ اسناد حساس این را با جزئیات بیشتری پوشش می‌دهند، بنابراین در اینجا تکرار نمی‌شود.

یک نکتهٔ خاص برای داشتن دو مجموعه: برخی فایل‌های دیجیتالی را فقط در یک دستگاه یا در همان مکانی که کاغذ نگهمی‌دارند را نگهمی‌دارند. اگر هر دو مجموعه با هم گم شوند، نیکی یکی برای دیگری تهیهٔ پشتیبان نمی‌شود.

هنگام تغیری آنها را هماهنگ نگهدارید

مجموعه‌ها جدا می‌شوند وقتی یک سند در یک مکان اضافه یا تعویض می‌شود و در دیگری نیست. یک فهرست تغییرات ساده می‌تواند این را جلوگیری کند. می‌تواند یک صفحه یا یادداشت نگهدارند‌شده با هر مجموعه باشد.

• تاریخ: زمانی که تغیری انجام شد.
• چه تغیری کرد: برای مثال اضافه، تعویض یا حذف شد.
• شمارهٔ مورد: بنابراین می‌تواند در هر دو مجموعه مطابقت داشته باشد.
• در کاغذی انجام شد / در دیجیتالی انجام شد: علامت برای هر یک، بنابراین به‌روزرسانی نیمه‌تمام مرئی باشد.

بررسی دو مجموعه در برابر فهرست مطالب اکنون و سپس، برای مثال هنگام اضافه کردن یک مورد جدید، کمک می‌کند شکاف‌ها را زود پیدا کنید.

← تمام راهنماها