آموزش

نحوه ایجاد صفحه محتویات برای بسته اسناد شما

صفحه محتویات چیست

صفحه محتویات (که گاهی فهرست نیز نامیده می‌شود) مانند صفحه محتویات کتاب عمل می‌کند. هر سند را در بسته، معمولاً با بخش، شماره، توصیف کوتاه و محدوده صفحاتی که در آن قرار دارد، فهرست می‌کند. کسی که یک فایل PDF بزرگ را باز کند می‌تواند مستقیماً به مورد مورد نظر بپرد بجای اینکه از صفحه اول کار شروع کند.

این یک ابزار سازمان‌دهی است نه یک سند خود. نحوه طراحی صفحه محتویات یک انتخاب شخصی است و جایی که یک درخواست خاص قالب یا قانون آپلود خود را دارد، این موارد در راهنمایی فعلی روی GOV.UK درج شده‌اند.

گروه‌بندی اسناد به بخش‌ها

فهرست طولانی هنگام تقسیم به چند گروه راحت‌تر است. برخی افراد از گروه‌های عام مانند اینها استفاده می‌کنند:

• اسناد شناسایی و سفر.
• اسناد رابطه.
• اسناد مالی، مانند صورت‌حساب و فیش حقوقی.
• اسناد مسکن.

اینها تنها عناوین تنظیم‌دهنده برای نگهداشتن آیتم‌های مشابه با هم هستند. آنها چیزی درباره اسنادی که یک درخواست خاص مستلزم است نمی‌گویند. این سؤال توسط راهنمایی فعلی GOV.UK یا توسط یک مشاور ثبت‌شده نزد IAA یا وکیلی تحت نظارت SRA پوشش داده می‌شود.

شماره‌گذاری آیتم‌ها و تطابق نام‌های فایل

دادن هر سند حروف بخش و شماره آیتم، برای مثال A1، A2، B1، هر خط صفحه محتویات را آسان‌تر برای ارجاع می‌کند. اگر نام فایل‌های اسکن‌شده از اعداد یکسانی استفاده کند کمک می‌کند تا پوشه و صفحه محتویات خط به خط متطابق باشند. یک راهنمای جداگانه روی نامگذاری و شماره‌گذاری فایل‌های اسکن‌شده یک الگو برای این کار را شرح می‌دهد.

1. ابتدا گروه‌های بخش را انتخاب کنید.
2. آیتم‌ها را در هر بخش به ترتیبی که ظاهر می‌شوند شماره‌گذاری کنید.
3. از یکسان شماره در شروع هر نام فایل استفاده کنید.

ثبت محدوده صفحات و محدوده تاریخ‌ها

شماره‌های صفحه تنها پس از اینکه بسته جمع‌آوری شود قابل تکمیل‌اند، زیرا به ترتیب نهایی بستگی دارند. بسیاری از افراد صفحه محتویات را در دو مرحله می‌سازند: ابتدا بخش، شماره و توصیف، سپس محدوده صفحات پس از اینکه صفحات به یک فایل یکپارچه ترکیب شوند.

• نوشتن یک صفحه شروع و پایان برای هر آیتم، مانند صفحات 12 تا 15.
• افزودن محدوده تاریخ برای یک سری اسناد مشابه، برای مثال صورت‌حساب‌های یک مجموعه ماه‌ها، تا سری در یک نگاه قابل مشاهده باشد.
• نگهداری توصیف‌های کوتاه و ساده، مانند نوع سند و سال یا ماه.

راهنمای بسته شواهد PDF شاخص‌دار نحوه تناسب یک فایل ترکیب‌شده و فهرست آن را پوشش می‌دهد.

نگهداری آن کوتاه و بروز

بسیاری از صفحات محتویات در یک یا دو صفحه ساده جای می‌گیرند. یک جدول واضح با چند ستون خواندن آسان‌تر از پاراگراف‌های متراکم است. پیش از اینکه بسته را تمام شده بدانید، می‌تواند کمک کند صفحه محتویات را برابر ترتیب نهایی بررسی کنید، صفحات را ورق بزنید تا تأیید کنید هر محدوده صفحات درج شده روی سند صحیح باز می‌شود.

اگر سندی اضافه، حذف یا جایگزین شود، محدوده صفحات بعد از آن می‌تواند تغییر کند، بنابراین بسیاری از افراد صفحه محتویات را هر بار بروزرسانی می‌کنند. افزودن یادداشت کوچک با تاریخ آخرین بروزرسانی می‌تواند تعیین نسخه فعلی را نیز آسان‌تر کند.

← همه راهنماها