কীভাবে করতে হয়

সংবেদনশীল ডকুমেন্ট স্ক্যান নিরাপদে সংরক্ষণ করার পদ্ধতি

কেন স্ক্যান করা কপি মূল নথির মতোই যত্নের দাবি রাখে

স্ক্যান করা পাসপোর্ট, ব্যাংক স্টেটমেন্ট বা বেতন স্লিপে কাগজের নথির মতোই একই রকম তথ্য থাকে, প্রায়ই এমন ফরম্যাটে যা কপি করা, ফরওয়ার্ড করা বা অসাবধানতাবশত হারিয়ে ফেলা সহজ। ছবি তোলা নথিতে ভরা একটি ফোন, বা ডাউনলোডস ফোল্ডারে থাকা পিডিএফ-এর একটি ফোল্ডার, দেরাজে রাখা মূল নথির চেয়ে বেশি উন্মুক্ত হয়ে যেতে পারে।

নিচের কোনো পদক্ষেপ কোনো নির্দিষ্ট আবেদন বা প্রক্রিয়ার জন্য নির্দিষ্ট নয় — এগুলি সাধারণ ডিজিটাল নিরাপত্তা অনুশীলন যা যেকোনো সংবেদনশীল ব্যক্তিগত নথি সংরক্ষণে প্রযোজ্য, ন্যাশনাল সাইবার সিকিউরিটি সেন্টারের অনলাইনে নিরাপদ থাকার শীর্ষ পরামর্শ-এর মতো ব্যাপকভাবে প্রকাশিত নির্দেশনা থেকে নেওয়া। কোনো নির্দিষ্ট আবেদনের জন্য কী প্রয়োজন তা আলাদা প্রশ্ন, GOV.UK-এর বর্তমান নির্দেশনা বা IAA-নিবন্ধিত পরামর্শদাতা বা SRA-নিয়ন্ত্রিত সলিসিটর দ্বারা আচ্ছাদিত।

ডিভাইস লক করা এবং শক্তিশালী, অনন্য পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা

বেশিরভাগ ফোন, ট্যাবলেট এবং ল্যাপটপে পিনকোড, ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা ফেস আনলকের সাথে সম্পূর্ণ-ডিভাইস এনক্রিপশন যুক্ত থাকে, যা সাধারণত ডিভাইসের সেটিংসে শুধু একবার চালু করতে হয়। এর অর্থ, ডিভাইস হারিয়ে গেলে বা চুরি হয়ে গেলে, যে এটি খুঁজে পায় সে সাধারণত ফটো গ্যালারি বা ফাইল স্টোরেজ খুলে ভেতরে কী আছে তা দেখতে পারে না।

• ডিভাইস আনলক রেখে দেওয়া বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে খোলার জন্য সেট করার বদলে, স্ক্রিন লক এবং ডিভাইস এনক্রিপশন চালু করা।
• ডকুমেন্ট কপি সংরক্ষণ বা অ্যাক্সেস করতে পারে এমন যেকোনো অ্যাকাউন্টের জন্য শক্তিশালী, অনন্য পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা — অন্য সাইট থেকে পুনঃব্যবহার করা পাসওয়ার্ড নয়।
• পাসওয়ার্ডগুলি নোট, স্প্রেডশিট বা স্টিকি নোটের বদলে একটি নির্ভরযোগ্য পাসওয়ার্ড ম্যানেজারে সংরক্ষণ করা, যা অনন্য পাসওয়ার্ড মনে রাখা সহজ করে তোলে।

দুই-ধাপ যাচাইকরণ এবং কপি কোথায় রাখা হবে তা বেছে নেওয়া

দুই-ধাপ যাচাইকরণ (কখনও কখনও টু-ফ্যাক্টর অথেনটিকেশন বা 2FA বলা হয়) পাসওয়ার্ডের সাথে একটি দ্বিতীয় ধাপ যোগ করে, যেমন ফোনে পাঠানো একটি কোড। ইমেল, ক্লাউড স্টোরেজ এবং ডকুমেন্ট কপি সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত যেকোনো অ্যাপের ক্ষেত্রে এটি চালু করলে, শুধু পাসওয়ার্ড ফাঁস হয়ে গেলেও সাধারণত কেউ সহজে ভেতরে ঢুকতে পারে না।

• বিশেষত ইমেল এবং ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাকাউন্টের জন্য যেখানেই দুই-ধাপ যাচাইকরণের সুযোগ থাকে সেখানে তা চালু করা, কারণ ইমেল প্রায়ই অন্য সবকিছুতে প্রবেশের পথ।
• এনক্রিপশন না করা শেয়ার্ড ড্রাইভ বা অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণহীন ফোল্ডারের বদলে, বিল্ট-ইন এনক্রিপশনযুক্ত স্টোরেজ বেছে নেওয়া।
• কোন কোন অ্যাপকে ছবি বা ফাইল অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়া হচ্ছে সে বিষয়ে সতর্ক থাকা, এবং একবার অনুমতি দিয়ে ভুলে না গিয়ে মাঝে মাঝে তা পরীক্ষা করা।

ব্যাকআপ রাখা এবং কপি নিরাপদে শেয়ার করা

একটিমাত্র কপির ওপর, একটিমাত্র ডিভাইসে নির্ভর করা সাধারণত ঝুঁকিপূর্ণ — ফোন হারিয়ে গেলে বা হার্ড ড্রাইভ নষ্ট হয়ে গেলে সব কিছু নতুন করে শুরু করতে হতে পারে। এনক্রিপ্ট করা ক্লাউড স্টোরেজ বা নিরাপদে অফলাইনে রাখা এনক্রিপ্ট করা ইউএসবি ড্রাইভের মতো আলাদা কোথাও একটি দ্বিতীয় কপি রাখলে, মূল কপি হারিয়ে গেলে বা নষ্ট হয়ে গেলে তা ফিরে পাওয়ার একটি উপায় থাকে।

• মূল ডিভাইস থেকে আলাদা কোথাও অন্তত একটি ব্যাকআপ কপি রাখা, সম্ভব হলে এনক্রিপ্ট করা অবস্থায়।
• সর্বজনীন Wi-Fi-তে সাধারণ ইমেল অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে স্ক্যান না পাঠানো, বা এমন কাউকে না পাঠানো যার পরিচয় অন্য কোনো মাধ্যমে নিশ্চিত করা হয়নি।
• টেক্সট, ইমেল বা ফোনে ডকুমেন্ট স্ক্যান চেয়ে আসা অপ্রত্যাশিত বার্তার ক্ষেত্রে সতর্ক থাকা, কারণ এটি একটি সাধারণ ফিশিং কৌশল; কিছু পাঠানোর আগে অনুরোধটি আলাদাভাবে যাচাই করে নেওয়া।

কোনো নথি শেয়ার করার প্রয়োজন হলে, মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখযুক্ত লিংক বা পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত ফাইল ব্যবহার করলে তা এমন অ্যাটাচমেন্টের চেয়ে কম ঝুঁকিপূর্ণ, যা সীমাহীনভাবে এগিয়ে পাঠানো যায়।

আর প্রয়োজন না হলে পুরনো কপি সরিয়ে ফেলা

সংবেদনশীল নথির কপি নানাভাবে ছড়িয়ে পড়তে পারে: ডাউনলোড ফোল্ডারে রাখা একটি স্ক্যান, তারপর অন্য একটি ডিভাইসে ইমেল করা, তারপর প্রিন্টার বা শেয়ার্ড কম্পিউটারে থেকে যাওয়া। প্রতিটি বাড়তি কপি তথ্য থাকার আরেকটি জায়গা তৈরি করে, তাই আর প্রয়োজন নেই এমন কপি সরিয়ে ফেললে সামগ্রিক ঝুঁকি কমে।

• একটি নথি নিরাপদ কোনো জায়গায় সংরক্ষণের পর ডাউনলোড ফোল্ডার, ইমেল অ্যাটাচমেন্ট, মেসেজিং অ্যাপ এবং ক্লাউড ফটো লাইব্রেরিতে থেকে যাওয়া কপি খুঁজে দেখা।
• লাইব্রেরির কম্পিউটার বা অফিসের প্রিন্টারের মেমোরির মতো শেয়ার্ড বা সর্বজনীন ডিভাইসে থেকে যাওয়া স্ক্যান মুছে ফেলা।
• ফাইল সরানোর পর ডিভাইসের ডিলিট করা আইটেম বা ট্র্যাশ ফোল্ডার খালি করা, কারণ কিছু সিস্টেম মুছে ফেলা কপি কিছুদিন ধরে রেখে দেয়।

← সমস্ত গাইড