কীভাবে করবেন

আবাসন এবং ঠিকানার নথিগুলি কীভাবে সংগঠিত করবেন যাতে বিভাগটি একসাথে থাকে

কেন কিছু মানুষ এই নথিগুলি একটি বিভাগ হিসাবে রাখে

যে সব নথি কোথাও কেউ থেকেছে তার সাথে সম্পর্কিত তা ছড়িয়ে যেতে পারে: একটি ভাড়া চুক্তি এক ফোল্ডারে, একটি বিল একটি ইমেইলে, একটি চিঠি একটি ড্রয়ারে। কিছু মানুষ তাদের একটি একক বিভাগ হিসাবে বিবেচনা করা সহজ বোধ করে যাতে একটি ঠিকানা সম্পর্কে সবকিছু এক জায়গায় পাওয়া যায়।

• একটি বিভাগ মানে খুঁজে দেখার জন্য কম জায়গা।
• ঠিকানা অনুসারে সংগঠিত করা সম্পর্কিত কাগজগুলি একসাথে রাখে।
• একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ক্রম যা আছে এবং কী নেই তা দেখা সহজ করে তোলে।

এই গাইডটি বলে না যে কোন আবাসন নথি কোন আবেদনের জন্য প্রয়োজন। এর জন্য, GOV.UK চেক করুন বা একটি IAA-নিবন্ধিত উপদেষ্টা বা SRA-নিয়ন্ত্রিত আইনজীবীর সাথে যোগাযোগ করুন।

মানুষ যে ধরনের নথিগুলি সাধারণত একসাথে রাখে

এই উদাহরণগুলি এমন জিনিস যা মানুষ সাধারণত আবাসন এবং ঠিকানার অধীনে একসাথে রাখে। এটি প্রয়োজনীয় জিনিসের তালিকা নয়।

• একটি ভাড়া চুক্তি, যার মধ্যে পরে কোনো পুনর্নবীকরণ বা সম্প্রসারণ রয়েছে।
• একটি বাড়ির মালিক বা যে ব্যক্তির কাছে কেউ থাকছে তার কাছ থেকে একটি চিঠি।
• একটি কাউন্সিল ট্যাক্স বিল।
• ইউটিলিটি বিল, যেমন গ্যাস, বিদ্যুৎ, জল বা ব্রডব্যান্ড।
• একটি বন্ধকী বিবৃতি।
• অন্যান্য চিঠি বা বিবৃতি যা একটি ঠিকানা দেখায়।

কারো নিজের পরিস্থিতি মানে এর মধ্যে কিছু প্রযোজ্য নাও হতে পারে, অথবা অন্যান্য নথি বিভাগের অংশ হতে পারে। এটি একটি ফাইলিং সিস্টেমের জন্য নয়, GOV.UK বা একটি উপদেষ্টার জন্য একটি প্রশ্ন।

ঠিকানা অনুসারে সংগঠিত করুন, তারপর তারিখ অনুসারে

একটি পদ্ধতি দুই ধাপে বাছাই করা। প্রথমে, বিভাগটি ঠিকানা অনুসারে বিভক্ত করুন। তারপর, প্রতিটি ঠিকানার মধ্যে, নথিগুলি তারিখের ক্রমে রাখুন।

1. প্রতিটি ঠিকানার জন্য একটি উপ-গ্রুপ। যদি একাধিক ঠিকানা থাকে, প্রতিটিকে তার নিজস্ব সেট দিন যাতে এক জায়গার কাগজগুলি কখনো অন্য জায়গার সাথে মিশে না যায়।
2. সবচেয়ে পুরানো থেকে সবচেয়ে নতুন, বা সবচেয়ে নতুন থেকে সবচেয়ে পুরানো। একটি দিক বেছে নিন এবং প্রতিটি ঠিকানার জন্য এটি ব্যবহার করুন।
3. চুক্তি প্রথম। কিছু মানুষ ভাড়া চুক্তি বা চিঠিটি প্রতিটি ঠিকানার সামনে রাখে, তার পরে বিলগুলি তারিখ অনুসারে।

গাইডে স্কেন করা ফাইলগুলির নাম এবং সংখ্যা দেওয়া এই ক্রমটি ফাইলের নামে কীভাবে নিয়ে যেতে হবে তা ব্যাখ্যা করে, উদাহরণস্বরূপ প্রতিটি নামের শুরুতে ঠিকানা এবং তারিখ দিয়ে।

বহু-পৃষ্ঠার নথিগুলি সম্পূর্ণ রাখুন

একটি ভাড়া চুক্তি অনেক পৃষ্ঠা চলতে পারে, প্রায়ই শেষে স্বাক্ষর পৃষ্ঠা বা সময়সূচী সহ। ফোল্ডার জুড়ে বিভক্ত করা একটি পৃষ্ঠা হারানো সহজ করে তোলে।

• চুক্তির প্রতিটি পৃষ্ঠা স্কেন করুন, শেষ পৃষ্ঠা এবং যেকোনো সংযুক্তি সহ।
• পৃষ্ঠাগুলি সঠিক ক্রমে একটি ফাইল হিসাবে রাখুন, বরং আলাদা আলাদা ছবি হিসাবে নয়।
• স্কেন করার পরে কাগজের কপির বিরুদ্ধে পৃষ্ঠা সংখ্যা পরীক্ষা করুন।

পরিষ্কার স্কানের জন্য, গাইডটি দেখুন একটি ফোনে নথিগুলি স্পষ্টভাবে স্কেন করা। যদি কাগজের সেট রাখা হয়, গাইডটি দেখুন কাগজ এবং ডিজিটাল কপি উভয়ই রাখা দুটি মিলান করা কভার করে।

একটি ছোট সামগ্রী তালিকা যোগ করুন এবং কোনো ফাঁক নোট করুন

এই এক বিভাগের জন্য একটি ছোট সামগ্রী তালিকা কী আছে তা দেখা সহজ করে তোলে। এটি একটি সাধারণ টেবিল বা ফাইলের সাথে রাখা একটি নোট হতে পারে, এবং এটি পরে একটি বৃহত্তর সামগ্রী পৃষ্ঠা খাওয়াতে পারে। গাইডটি দেখুন আপনার বান্ডলের জন্য একটি সামগ্রী পৃষ্ঠা তৈরি করা বৃহত্তর ধারণা দেখায়।

• ঠিকানা: যে ঠিকানা প্রতিটি গ্রুপ সম্পর্কিত।
• নথি: উদাহরণ হিসাবে ভাড়া চুক্তি, কাউন্সিল ট্যাক্স বিল বা ইউটিলিটি বিল।
• তারিখ বা সময়কাল: দেখানো তারিখ, বা কভার করা সময়কাল।
• ফাইলের নাম বা সংখ্যা: যাতে প্রবেশ ফাইলের সাথে মেলে।

এখনও পাওয়া না যাওয়া কোনো কিছুর জন্য একটি লাইন যোগ করুন, যেমন একটি হারানো মাস বা এখনও স্কেন করার জন্য একটি পৃষ্ঠা। একটি ফাঁক লেখা নিজের জন্য একটি নোট। এটি বলে না যে ফাঁকটি কোনো আবেদনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিনা।

← সব নির্দেশিকা