কীভাবে করবেন

আপনার স্ক্যান করা ডকুমেন্টের নাম এবং সংখ্যা কীভাবে দিতে হয়

সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল নাম কেন সহায়ক

"IMG_2031.jpg", "scan1.pdf" এবং "Document (2).pdf" নামের একটি ফোল্ডার পরে বাছাই করা কঠিন হতে পারে, এমনকি প্রতিটি ফাইল উপস্থিত থাকলেও। প্রতিটি স্ক্যানকে একটি সংক্ষিপ্ত, সামঞ্জস্যপূর্ণ নাম দেওয়া — এমন একটি যা এটি কী এবং মোটামুটি বান্ডেলে কোথায় থাকে তা বলে — একই ফোল্ডারকে দৃষ্টিগতভাবে বাছাই করতে এবং একটি চেকলিস্টের বিরুদ্ধে যাচাই করতে অনেক দ্রুত করে তোলে।

একটি নির্দিষ্ট অ্যাপ্লিকেশন বা আপলোড সিস্টেম প্রকৃতপক্ষে ফাইল নাম এবং ফাইল প্রকারের জন্য যা প্রয়োজন তা তার নিজস্ব নির্দেশাবলীতে নির্ধারণ করা হয়, এবং GOV.UK এ প্রকাশিত নির্দেশিকা এখানে যা কিছু পরামর্শ দেওয়া হয় তার চেয়ে অগ্রাধিকার নেয়; একটি নির্দিষ্ট মামলা সম্পর্কে প্রশ্নগুলি একটি IAA-নিবন্ধিত উপদেষ্টা বা একটি SRA-নিয়ন্ত্রিত সলিসিটরকে সর্বোত্তম হিসাবে নির্দেশিত। নীচের প্যাটার্নটি সহজেই একটি উপায় যা কেউ কেউ ফাইলগুলি সংগঠিত রাখতে পায়, কোনো সিস্টেম যা প্রয়োজন তার বর্ণনা নয়।

• একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ নাম ফাইলগুলিকে এক নজরে আলাদা করা সহজ করে।
• একটি পূর্বাভাসযোগ্য ক্রম একটি ফোল্ডারকে একটি চেকলিস্টের বিরুদ্ধে দ্রুত যাচাই করতে পারে।
• একটি স্পষ্ট নাম সাহায্য করে যদি একটি ফাইল পরে একাই খোলা হয়, তার ফোল্ডার থেকে দূরে।

একটি সহজ নামকরণ প্যাটার্ন

কিছু মানুষ ব্যবহার করে একটি সহজবোধ্য প্যাটার্ন যা একটি বিভাগ সংখ্যা, একটি আইটেম সংখ্যা, একটি সংক্ষিপ্ত বর্ণনা এবং একটি তারিখ একত্রিত করে, উদাহরণস্বরূপ: 03-02_bank-statement_2026-01.pdf। বাম থেকে ডান পড়লে, এটি অর্থ হতে পারে বিভাগ 3, আইটেম 2, একটি ব্যাংক বিবৃতি, জানুয়ারী 2026 — যদিও প্রতিটি অংশের সঠিক অর্থ সম্পূর্ণভাবে যে কেউ এটি সেট করে তার দ্বারা নির্ধারিত।

• দুই-অঙ্কের বিভাগ সংখ্যা — একটি অনুমানমূলক বিভাগ, যেমন পরিচয়, আর্থিক বা সম্পর্ক ডকুমেন্ট।
• দুই-অঙ্কের আইটেম সংখ্যা — সেই বিভাগের মধ্যে সেই ফাইলের অবস্থান।
• সংক্ষিপ্ত বর্ণনা — কয়েকটি শব্দ, ছোট অক্ষরে, ডকুমেন্ট বর্ণনা করে।
• তারিখ — ডকুমেন্টটি যে তারিখ কভার করে, YYYY-MM-DD (বা YYYY-MM) ফর্ম্যাটে।

বিভাগ এবং তাদের ক্রম একটি সংগঠনের পছন্দ, একটি স্থিতিশীল কাঠামো নয় — কিছু মানুষ তাদের নিজস্ব চেকলিস্টের বিভাগ প্রতিফলিত করে, অন্যরা শুধুমাত্র এক বা দুই স্তর সহ একটি সরল স্কিম ব্যবহার করে।

শীর্ষস্থানীয় শূন্য এবং YYYY-MM-DD কেন সাজানোর ক্রম সঠিক রাখে

অধিকাংশ ফাইল ম্যানেজার নাম সাধারণ পাঠ্য হিসাবে সাজায়, সংখ্যা হিসাবে নয়, তাই "9" "10" এর পরে আসবে এবং "2" আসবে। শূন্য দিয়ে শুরু করা সংখ্যা — "01", "02", "03" — একটি তালিকা প্রত্যাশিত ক্রমে রাখে একবার এটি নয়টি আইটেম অতিক্রম করে। একই ধারণা তারিখের জন্য প্রযোজ্য: তাদের YYYY-MM-DD হিসাবে লেখা বছর, তারপর মাস, তারপর দিন অনুযায়ী সঠিকভাবে সাজায়, যেখানে DD/MM/YYYY ফর্ম্যাট পাঠ্য হিসাবে পড়লে তারিখ ক্রমে সাজায় না।

• দুই-অঙ্কের বিভাগ এবং আইটেম সংখ্যা: "1" এর চেয়ে "01"।
• DD/MM/YYYY এর চেয়ে YYYY-MM-DD (বা YYYY-MM যেখানে শুধুমাত্র মাস গুরুত্বপূর্ণ)।
• সমস্ত জায়গায় একই সংখ্যার অঙ্ক, যাতে পরবর্তী সংযোজন ক্রম বিঘ্নিত না করে।

স্পেস এবং বিশেষ অক্ষর এড়িয়ে চলা

স্পেস, এপোস্ট্রফ, স্ল্যাশ এবং অন্যান্য বিরাম চিহ্ন ফাইল নামে আচরণ করতে পারে অনির্দেশ্যভাবে একবার একটি ফাইল আপলোড করা হয়, ইমেল করা হয় বা একটি ভিন্ন ডিভাইসে খোলা হয় — কিছু সিস্টেম তাদের অদ্ভুত অক্ষর দিয়ে প্রতিস্থাপন করে, এবং কিছু অনলাইন আপলোড সিস্টেম তাদের সম্পূর্ণভাবে প্রত্যাখ্যান করে। একটি হাইফেন বা আন্ডারস্কোর ব্যবহার করা একটি স্পেসের জায়গায়, এবং সাধারণ অক্ষর, সংখ্যা এবং একটি একক ফাইল এক্সটেনশনে মেনে চলা, এই সমস্যাগুলি এড়াতে থাকে।

• স্পেস একটি হাইফেন বা আন্ডারস্কোর দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন, উদাহরণস্বরূপ "bank-statement" এর পরিবর্তে "bank statement"।
• এপোস্ট্রফ, স্ল্যাশ, ব্র্যাকেট এবং £, & বা # এর মতো সংকেত এড়িয়ে চলুন।
• নাম যুক্তিসঙ্গতভাবে ছোট রাখুন — খুব দীর্ঘ ফাইল নাম কিছু সিস্টেম দ্বারা কাটা যেতে পারে।
• যেখানে একটি অনলাইন আপলোড সিস্টেম নিজস্ব ফাইল-নাম, ফাইল-টাইপ বা সাইজ সীমা প্রকাশ করে, সেই নির্দেশাবলী এখানে ব্যবহৃত যেকোনো প্যাটার্নের উপর অগ্রাধিকার নেয়।

বহু-পৃষ্ঠা ডকুমেন্ট একসাথে রাখা

যেখানে একটি একক ডকুমেন্ট কয়েকটি পৃষ্ঠা বা একাধিক আলাদা স্ক্যান জুড়ে বিস্তৃত — একটি দীর্ঘ ব্যাংক বিবৃতি যেমন — কিছু মানুষ প্রতিটি পৃষ্ঠা বা ফাইলে একই বিভাগ এবং আইটেম সংখ্যা দেয়, ক্রম দেখাতে একটি অতিরিক্ত অংশ যোগ করে, উদাহরণস্বরূপ "03-02_bank-statement_2026-01_p1.pdf" এবং "03-02_bank-statement_2026-01_p2.pdf"। সেই ডকুমেন্টের পৃষ্ঠাগুলি একটি একক PDF তে একত্রিত করা, যেখানে সেটি ব্যবহারিক, গ্রুপটিকে বেশ কয়েকটি ফাইলের পরিবর্তে একটি ফাইল হিসাবে একসাথে রাখতে পারে।

• একটি ডকুমেন্টের প্রতিটি পৃষ্ঠা জুড়ে একই বিভাগ এবং আইটেম সংখ্যা রাখুন।
• একটি পৃষ্ঠা চিহ্নক ("_p1", "_p2") শুধুমাত্র যোগ করুন যেখানে পৃষ্ঠাগুলি আলাদা ফাইল হিসাবে রাখা হয়।
• এক ডকুমেন্টের পৃষ্ঠা একটি একক PDF তে একত্রিত করা বিবেচনা করুন যেখানে সেটি সহজবোধ্য।

একটি সহজ সূচক, এবং যখন নতুন ফাইল আসে পুনর্নাম করা

একটি সংক্ষিপ্ত সূচক বা তালিকা — এমনকি একটি সাধারণ স্প্রেডশীট প্রতি ফাইল এক সারি সহ — ফাইল নাম, এটি কী এবং এর তারিখ একটি সাধারণ বর্ণনার পাশাপাশি প্রদর্শন করে একটি ফোল্ডারকে প্রতিটি ফাইল খোলা ছাড়াই একটি চেকলিস্টের বিপরীতে যাচাই করা সহজ করে তোলে। যখন নতুন স্ক্যান সময়ের সাথে আসে, কিছু মানুষ একটি বিভাগের মধ্যে ফাইলগুলি পুনর্নাম করে যাতে ক্রম এখনও পরিষ্কারভাবে পড়ে, এবং সূচক আপডেট করে মিলিয়ে দেয়; অন্যরা সহজেই পরবর্তী সংখ্যা ক্রমে যোগ করে এবং সূচকটি ক্রম নোট করতে দেয়।

• প্রতিটি ফাইল নাম একটি সাধারণ বর্ণনার পাশাপাশি একটি সহজ সূচকে তালিকাভুক্ত করুন।
• সূচক আপডেট করুন যখনই একটি ফাইল যোগ করা হয়, পুনর্নামকরণ করা হয় বা অপসারণ করা হয়।
• পুনর্নাম করা বা ক্রমান্বয়ে যোগ করা চয়ন করুন, এবং একটি বিভাগের মধ্যে একটি পদ্ধতিতে মেনে চলুন।
• সূচক নিজেই একটি ব্যাকআপ রাখুন, শুধুমাত্র স্বতন্ত্র স্ক্যান করা ফাইল নয়।

← সব গাইড