কীভাবে করবেন

একই নথির কাগজের ও ডিজিটাল কপি নিরাপদে কীভাবে রাখবেন

কেন কিছু মানুষ দুটি সেটই রাখেন

কাগজের ও ডিজিটাল কপির প্রত্যেকটির নিজস্ব সুবিধা আছে। কাগজের জন্য ব্যাটারি, পাসওয়ার্ড বা নেটওয়ার্ক লাগে না। ডিজিটাল ফাইলে খোঁজা যায়, ব্যাকআপ রাখা যায় এবং দ্রুত পাঠানো যায়। কিছু মানুষ দুটিই রাখেন, যাতে ফোন হারালে বা ফোল্ডার নষ্ট হলে সবকিছু হারাতে না হয়।

• কাগজ হাতে ধরা যায় এবং পাতা উল্টে দেখা সহজ।
• ডিজিটাল ফাইলের কপি করা এবং বাড়ির বাইরে রাখা সহজ।
• দুটিই থাকলে একই নথিতে পৌঁছানোর দ্বিতীয় একটি পথ পাওয়া যায়।

কোনো নির্দিষ্ট আবেদনে কোন রূপটি লাগবে, এই নির্দেশিকা তা বলে না। সেজন্য GOV.UK দেখুন, অথবা IAA-তে নিবন্ধিত উপদেষ্টা বা SRA-নিয়ন্ত্রিত সলিসিটরের সঙ্গে কথা বলুন।

দুটি সেট একে অপরের মতো রাখুন

দুটি সেট তখনই কাজে লাগে যখন তারা পরস্পরের সঙ্গে মেলে। একটি উপায় হলো দুটি সেটের গঠন একই রাখা, যাতে কোনো জিনিস না ভেবেই যে-কোনো সেটে খুঁজে পাওয়া যায়।

• একই ক্রম: কাগজের ফোল্ডার ও ডিজিটাল ফোল্ডারগুলো একই ক্রমে সাজান।
• একই নম্বর: কাগজের জিনিসটির নম্বর 7 হলে ফাইলের নাম 07 দিয়ে শুরু হবে। স্ক্যান করা ফাইলের নাম ও নম্বর দেওয়া নিয়ে নির্দেশিকায় এটি আছে।
• একই সূচি: সেটে কী কী আছে তার একটি ছোট তালিকা, যা দুই জায়গাতেই রাখা হয়।

গঠন মিলে গেলে একটি সেটে যা আছে অথচ অন্যটিতে নেই, তা দ্রুত চোখে পড়ে।

কাগজের সেট নিরাপদে রাখুন

কাগজের সেট প্রায়ই ডিজিটাল সেটের চেয়ে কম যত্নে সামলানো হয়, তাই একটু গোছগাছ কাজে দেয়। এগুলো গুছিয়ে রাখার পছন্দ, নিয়ম নয়।

1. একটি আলাদা ফোল্ডার বা বাক্স। সবকিছু এক জায়গায় রাখলে আলাদা আলাদা ড্রয়ারে ছড়ানো পাতা থাকে না।
2. স্বচ্ছ প্লাস্টিকের পকেট বা খাপ। অনেকে প্রতিটি জিনিস আলাদা পকেটে রাখেন, যাতে তা ভাঁজ পড়া, কুঁচকে যাওয়া এবং কিছু পড়ে ভিজে যাওয়া থেকে বাঁচে।
3. ঠান্ডা, শুকনো জায়গা। স্যাঁতসেঁতে ভাব, সরাসরি রোদ ও গরম থেকে দূরে।
4. আসল কাগজে স্টেপল না করা ও ফুটো না করা। কেউ কেউ আসল কাগজ যেমন আছে তেমন রাখতে পছন্দ করেন এবং চিহ্ন পকেটের গায়ে দেন।
5. আপনার জানা একটি ব্যক্তিগত জায়গা। চোখের আড়ালে, আর প্রয়োজনের বেশি মানুষকে না জানানো।

কাগজেও ব্যক্তিগত তথ্য থাকে, তাই যেখানে রাখা হয় সেখানে কে পৌঁছাতে পারে, তা ভেবে দেখা ভালো।

ডিজিটাল সেট সুরক্ষিত রাখুন

ডিজিটাল সেটেরও একই যত্ন দরকার, শুধু অন্য রূপে: ডিভাইসে পাসকোড, আলাদা জায়গায় রাখা ব্যাকআপ এবং যেখানে পাওয়া যায় সেখানে এনক্রিপশন। ডিজিটাল কপি রাখা এবং সংবেদনশীল নথি নিরাপদে রাখা নিয়ে আগের নির্দেশিকাগুলোতে এটি আরও বিস্তারিত আছে, তাই এখানে আবার লেখা হয়নি।

দুটি সেট রাখার সঙ্গে জড়িত একটি বিশেষ কথা: কেউ কেউ ডিজিটাল ফাইল শুধু একই ডিভাইসে বা কাগজের সেট যেখানে আছে সেখানেই রাখেন না। দুটি একসঙ্গে হারালে কোনোটিই অন্যটির ব্যাকআপ হতে পারে না।

কিছু বদলালে দুটিকে একই অবস্থায় রাখুন

কোনো নথি এক জায়গায় যোগ করা বা বদলানো হলে এবং অন্য জায়গায় না হলে সেট দুটি আলাদা হয়ে যায়। একটি সহজ পরিবর্তনের খাতা এটি আটকাতে পারে। এটি প্রতিটি সেটের সঙ্গে রাখা একটি পাতা বা নোট হতে পারে।

• তারিখ: পরিবর্তনটি কবে করা হয়েছে।
• কী বদলেছে: যেমন যোগ করা হয়েছে, বদলানো হয়েছে বা সরানো হয়েছে।
• জিনিসের নম্বর: যাতে দুটি সেটেই তা মেলানো যায়।
• কাগজে হয়েছে / ডিজিটালে হয়েছে: প্রতিটির জন্য একটি টিক, যাতে অর্ধেক হওয়া আপডেট চোখে পড়ে।

মাঝে মাঝে, যেমন নতুন কোনো জিনিস যোগ করার সময়, দুটি সেটই সূচির সঙ্গে মিলিয়ে দেখলে ফাঁক তাড়াতাড়ি ধরা পড়ে।

← সব নির্দেশিকা