مرشد عملي

كيفية تنظيم أدلة العلاقة إلى فئات

لماذا يساعد التنظيم إلى فئات

النهج الشائع عند تحضير مجموعة من المواد للمراجعة هو تصنيفها إلى عدد قليل من الفئات الواسعة أولاً، ثم ترتيب كل فئة حسب التاريخ. هذا يجعل من الأسهل على أي شخص يقرأ المجموعة أن يجد طريقه، بدلاً من العمل من خلال كل شيء في كومة واحدة طويلة ومختلطة.

ما هو مطلوب فعلاً لطلب معين محدد في الإرشادات المنشورة على GOV.UK، والأسئلة حول حالة معينة يتم توجيهها بشكل أفضل إلى مستشار مسجل لدى IAA أو محام منظم من قبل SRA. الفئات أدناه هي ببساطة إحدى الطرق التي يجد بعض الناس أنها تساعد في تجميع العناصر أثناء التنظيم وليست قائمة بما هو مطلوب فعلاً.

• الصور
• الرسائل والسجلات
• السجلات المشتركة مثل الفواتير المشتركة أو عقد الإيجار
• المراسلات الموجهة إلى كلا الشخصين
• سجلات السفر معاً

الصور

غالباً ما يتم تجميع الصور معاً كفئة منفصلة خاصة بها، وأحياناً يتم ترتيبها حسب التاريخ أو حسب المناسبة. يجد بعض الناس أنه من المفيد الاحتفاظ بتعليق قصير مع كل صورة أو مجموعة صور، مع ملاحظة تقريبية عن متى وأين تم التقاطها.

• جمّع الصور حسب السنة أو حسب الحدث، أيهما يجعل المجموعة أسهل للفحص السريع.
• احتفظ بملاحظة موجزة عن التاريخ والموقع جنباً إلى جنب مع كل صورة أو مجموعة صور، إن أمكن.
• احفظ الملف الأصلي إن أمكن، بدلاً من لقطة شاشة فقط.

الرسائل وسجلات المكالمات

الرسائل والرسائل المُصدَّرة وسجلات المكالمات هي فئة أخرى يحتفظ بها بعض الناس بشكل منفصل عن الصور والوثائق. يمكن تجميع لقطات الشاشة أو ملفات الدردشة المُصدَّرة حسب المحادثة ونطاق التواريخ، بأي طريقة تجعل المجموعة أسهل للمتابعة.

• جمّع حسب المنصة أو سلسلة المحادثة، ثم رتّب حسب التاريخ في كل مجموعة.
• ضع علامة على لقطة الشاشة أو الملف المُصدَّر بنطاق التاريخ الذي تغطيه.
• احفظ الملف المُصدَّر الكامل حيث توفره منصة ما، جنباً إلى جنب مع أي لقطات شاشة.

السجلات المشتركة مثل الفواتير المشتركة أو عقد الإيجار

المستندات التي تظهر اسمين على نفس الحساب أو الاتفاقية، مثل فاتورة المنزل أو وثيقة الإيجار أو كشف حساب مصرفي مشترك، غالباً ما يتم الاحتفاظ بها كفئة منفصلة عن المراسلات الشخصية. يجد بعض الناس أنه من المفيد الاحتفاظ بهذه المجموعة مرتبة حسب نوع المستند، ثم حسب التاريخ ضمن كل نوع.

• احتفظ بكل نوع من السجلات المشتركة (على سبيل المثال، وثائق الإيجار أو فواتير الخدمات) في مجموعة منفصلة ومعلمة خاصة به.
• رتّب كل مجموعة من الأقدم إلى الأحدث.
• احتفظ بالمستندات الكاملة معاً، بدلاً من ملخص أو صفحة واحدة فقط.

المراسلات الموجهة إلى كلا الشخصين

الرسائل والرسائل الإلكترونية أو المراسلات الرسمية الموجهة إلى كلا الشخصين على نفس العنوان توضع أحياناً كفئة منفصلة خاصة بها، بشكل منفصل عن السجلات المالية المشتركة. قد يشمل هذا كل شيء من الرسائل الرسمية إلى البريد اليومي حيث يظهر كلا الاسمين.

• جمّع حسب المرسل أو المنظمة، ثم رتّب حسب التاريخ.
• احتفظ بالمظروف أو معلومات الرأس حيث تظهر كلا الاسمين والعنوان.
• لاحظ تاريخ الاستقبال إذا كان يختلف عن التاريخ المطبوع على البند.

السفر معاً

سجلات السفر معاً، مثل تذاكر الصعود أو تأكيدات الحجز أو خطط الرحلة، هي فئة أخرى يفصلها بعض الناس عن المراسلات اليومية. يمكن أن يساعد الاحتفاظ بهذه المجموعة بترتيب التاريخ جنباً إلى جنب مع الفئات الأخرى في جعل المجموعة بأكملها أسهل للمتابعة.

• جمّع سجلات السفر حسب الرحلة، ثم رتّب الرحلات حسب التاريخ.
• احتفظ بتأكيدات الحجز معاً مع أي تذاكر صعود أو تذاكر للرحلة نفسها.
• لاحظ الوجهة والتواريخ لكل رحلة إذا لم تكن واضحة من المستند نفسه.

← جميع الأدلة