دليل استخدام

كيفية تخزين نسخ المستندات الحساسة الممسوحة ضوئياً بأمان

لماذا تستحق النسخ الممسوحة ضوئياً نفس الحماية مثل الأصول

تحتوي جوازات السفر والكشوفات البنكية وأوراق الرواتب الممسوحة ضوئياً على معظم نفس المعلومات الموجودة في الوثيقة الورقية، غالباً بصيغة يسهل نسخها أو إعادة توجيهها أو فقدانها عن غير قصد. قد ينتهي الأمر بهاتف مليء بالمستندات المصورة أو مجلد من ملفات PDF الموجودة في مجلد التنزيلات إلى أن تكون أكثر عرضة من الأصول في الدرج.

لا ينطبق أي من الخطوات أدناه على طلب معين أو إجراء محدد - فهذه ممارسة أمان رقمية عامة تنطبق على تخزين أي مستند شخصي حساس، مأخوذة من إرشادات منشورة على نطاق واسع مثل نصائح مركز الأمن السيبراني الوطني للبقاء آمناً على الإنترنت. ما يحتاجه طلب معين هو سؤال منفصل، يغطيه الإرشاد الحالي على GOV.UK أو بناءً على نصيحة مستشار مسجل لدى هيئة مشورة الهجرة (IAA) أو محامٍ خاضع لتنظيم SRA.

تأمين الجهاز واستخدام كلمات مرور قوية وفريدة

تقدم معظم الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمول رمز مرور أو بصمة إصبع أو فتح الوجه مع التشفير الكامل للجهاز، والذي عادة ما يحتاج فقط إلى تفعيل مرة واحدة في إعدادات الجهاز. هذا يعني أنه إذا ضاع الجهاز أو تم سرقته، فإن الشخص الذي التقطه عادة لن يتمكن من فتح معرض الصور أو تخزين الملفات وقراءة محتوياته.

• تفعيل قفل الشاشة وتشفير الجهاز، بدلاً من ترك الجهاز مفتوحاً أو محدداً للفتح التلقائي.
• استخدام كلمة مرور قوية وفريدة لأي حساب يقوم بتخزين أو يمكنه الوصول إلى نسخ المستندات - وليس واحدة معاد استخدامها من موقع آخر.
• تخزين كلمات المرور في مدير كلمات مرور موثوق بدلاً من ملاحظة أو جدول بيانات أو ملاحظة لاصقة، مما يساعد على تتبع كلمات المرور الفريدة بسهولة أكبر.

التحقق بخطوتين واختيار مكان وجود النسخ

يضيف التحقق بخطوتين (يُطلق عليه أحياناً المصادقة ثنائية العامل أو 2FA) فحص ثاني فوق كلمة المرور، مثل رمز يتم إرساله إلى هاتف. يؤدي تفعيل هذا على البريد الإلكتروني والتخزين السحابي وأي تطبيق يستخدم لتخزين نسخ المستندات إلى أن كلمة المرور المسربة وحدها عادة لا تكفي للدخول.

• تفعيل التحقق بخطوتين حيثما توفر، خاصة لحسابات البريد الإلكتروني والتخزين السحابي، لأن البريد الإلكتروني غالباً ما يكون البوابة إلى كل شيء آخر.
• اختيار التخزين مع التشفير المدمج، بدلاً من محرك مشترك غير مشفر أو مجلد بدون التحكم في الوصول.
• الحذر بشأن التطبيقات التي يتم منحها إمكانية الوصول إلى الصور أو الملفات، والتحقق من الأذونات من وقت لآخر بدلاً من منح الوصول مرة واحدة والنسيان.

الاحتفاظ بنسخة احتياطية ومشاركة النسخ بأمان

الاعتماد على نسخة واحدة، على جهاز واحد، يميل إلى أن يكون محفوفاً بالمخاطر - قد يعني هاتف مفقود أو محرك أقراص عطل البدء من جديد. نسخة ثانية، محفوظة في مكان منفصل مثل التخزين السحابي المشفر أو محرك أقراص USB مشفر يتم تخزينه بأمان دون اتصال، توفر طريقة للعودة إلى الوراء إذا فقدت النسخة الرئيسية أو تضررت.

• الاحتفاظ بنسخة احتياطية واحدة على الأقل في مكان منفصل عن الجهاز الرئيسي، ويفضل أن تكون مشفرة.
• تجنب إرسال النسخ الممسوحة ضوئياً كمرفقات بريد إلكتروني عادي عبر Wi-Fi عام، أو لأي شخص لم يتم تأكيد هويته من خلال قناة منفصلة.
• معاملة الرسائل غير المتوقعة التي تطلب نسخة ممسوحة من مستند - عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني أو الهاتف - بحذر، لأن هذا نهج تصيد شائع؛ تأكيد الطلب بشكل مستقل قبل إرسال أي شيء.

حيثما يجب مشاركة مستند، فإن الرابط ذو تاريخ انتهاء الصلاحية أو الملف المحمي بكلمة مرور يميل إلى ترك أقل عرضة من المرفق الذي يمكن إعادة توجيهه إلى أجل غير مسمى.

حذف النسخ القديمة بمجرد عدم الحاجة إليها

تميل نسخ المستندات الحساسة إلى الانتشار: يتم حفظ نسخة ممسوحة في مجلد التنزيلات، ثم إرساله بالبريد الإلكتروني إلى جهاز آخر، ثم تركه على طابعة أو جهاز كمبيوتر مشترك. كل نسخة إضافية هي مكان آخر حيث تقع المعلومات، لذا فإن حذف النسخ التي لا تكون مطلوبة يميل إلى تقليل التعرض الإجمالي.

• التحقق من مجلدات التنزيلات والمرفقات البريدية وتطبيقات المراسلة ومكتبات الصور السحابية للنسخ الضائعة بمجرد حفظ المستند في مكان آمن.
• حذف النسخ الممسوحة ضوئياً المتبقية على جهاز مشترك أو عام، مثل جهاز كمبيوتر في المكتبة أو ذاكرة طابعة العمل.
• إفراغ مجلد العناصر المحذوفة أو سلة المحذوفات بعد إزالة الملف، لأن بعض الأنظمة تحتفظ بنسخة محذوفة لفترة من الوقت بعد ذلك.

← جميع الأدلة