دليل عملي

كيفية تجميع مستندات السكن والعنوان بحيث يبقى القسم معا

لماذا يبقي بعض الناس هذه المستندات في قسم واحد

يمكن أن تتشتت المستندات التي تتعلق بمكان إقامة شخص ما: عقد إيجار في مجلد، فاتورة في بريد إلكتروني، خطاب في درج. يجد بعض الناس أنه من الأسهل التعامل معها كقسم واحد بحيث يمكن العثور على كل شيء عن عنوان واحد في مكان واحد.

• قسم واحد يعني عدد أقل من الأماكن للبحث فيها.
• يبقي التجميع حسب العنوان الأوراق ذات الصلة جنبا إلى جنب.
• الترتيب المتسق يجعل من الأسهل رؤية ما هو موجود وما هو غير موجود.

لا يحدد هذا الدليل وثائق السكن التي يحتاجها أي طلب. لمعرفة ذلك، تحقق من GOV.UK أو تحدث إلى مستشار مسجل لدى IAA أو محامي منظم من قبل SRA.

أنواع المستندات التي يجمعها الناس عادة

هذه أمثلة على الأشياء التي يحتفظ بها الناس عادة معا تحت السكن والعنوان. ليست قائمة بما هو مطلوب.

• عقد إيجار، بما في ذلك أي تجديد أو تمديد لاحق.
• خطاب من صاحب المنزل أو الشخص الذي يقيم معه شخص ما.
• فاتورة ضريبة المجلس.
• فواتير المرافق، مثل الغاز أو الكهرباء أو المياه أو الإنترنت عريض النطاق.
• كشف حساب الرهن العقاري.
• خطابات أو بيانات أخرى تظهر عنوانا.

قد يعني الوضع الشخصي لشخص ما أن البعض منها لا ينطبق، أو أن مستندات أخرى تنتمي إلى القسم. هذا سؤال لـ GOV.UK أو مستشار، وليس لنظام الملفات.

تجميع حسب العنوان، ثم حسب التاريخ

أحد الأساليب هو الفرز في خطوتين. أولا، قسم القسم حسب العنوان. بعد ذلك، داخل كل عنوان، ضع المستندات بترتيب زمني.

1. مجموعة فرعية واحدة لكل عنوان. إذا كان هناك أكثر من عنوان واحد، أعط كل واحد منها مجموعته الخاصة بحيث لا تختلط أوراق مكان واحد بآخر.
2. الأقدم إلى الأحدث، أو الأحدث إلى الأقدم. اختر اتجاها واحدا واستخدمه لكل عنوان.
3. العقد أولا. يضع بعض الناس عقد الإيجار أو الخطاب في مقدمة كل عنوان، متبوعا بالفواتير بترتيب زمني.

الدليل على تسمية وترقيم الملفات الممسوحة ضوئيا يشرح كيفية نقل هذا الترتيب إلى أسماء الملفات، على سبيل المثال بدء كل اسم بالعنوان والتاريخ.

الاحتفاظ بالمستندات متعددة الصفحات بشكل كامل

يمكن أن يمتد عقد الإيجار إلى صفحات عديدة، غالبا مع صفحات توقيع أو ملاحق في النهاية. قسمه عبر المجلدات يسهل فقدان الصفحة.

• امسح ضوئيا كل صفحة من عقد الإيجار، بما في ذلك الصفحة الأخيرة وأي مرفقات.
• احتفظ بالصفحات في ملف واحد بالترتيب الصحيح، بدلا من الصور المنفصلة المفكوكة.
• تحقق من عدد الصفحات مقابل النسخة الورقية بعد المسح الضوئي.

للحصول على عمليات مسح أوضح، راجع الدليل على مسح المستندات بوضوح على الهاتف. إذا تم الاحتفاظ بمجموعة ورقية أيضا، يغطي الدليل على الاحتفاظ بالنسخ الورقية والرقمية مطابقة الاثنين.

إضافة قائمة محتويات صغيرة وملاحظة أي فجوات

قائمة محتويات قصيرة لهذا القسم الواحد تسهل رؤية ما يتم الاحتفاظ به. يمكن أن تكون جدولا بسيطا أو ملاحظة يتم الاحتفاظ بها مع الملفات، ويمكنها لاحقا أن تغذي صفحة محتويات أكبر. يوضح الدليل على بناء صفحة محتويات الفكرة الأوسع.

• العنوان: العنوان الذي تتعلق به كل مجموعة.
• المستند: على سبيل المثال عقد إيجار، فاتورة ضريبة مجلس أو فاتورة مرافق.
• التاريخ أو الفترة: التاريخ المعروض، أو الفترة المغطاة.
• اسم الملف أو الرقم: بحيث ينطبق الإدخال على الملف.

أضف سطرا لأي شيء لم يتم العثور عليه بعد، مثل شهر مفقود أو صفحة لا تزال بحاجة إلى مسح ضوئي. كتابة فجوة هي ببساطة ملاحظة لنفسك. لا يقول ما إذا كانت الفجوة مهمة لأي طلب.

← جميع الأدلة