إرشادات عملية

كيفية الاحتفاظ بمستند وترجمته معاً وبشكل واضح ومصنف

لماذا يحتفظ بعض الأشخاص بالزوج معاً

يمكن لمستند بلغة أجنبية وترجمته أن ينجرفا بسهولة: الأصل في مجلد واحد والترجمة في مرفق بريد إلكتروني وصفحة التصديق في درج. يجد بعض الأشخاص من الأسهل التعامل مع الاثنين كزوج واحد بحيث لا يصعب العثور على أي منهما.

• الزوج الواحد يعني عدد أقل من الأماكن للبحث فيها.
• رؤية كليهما معاً يجعل من السهل التأكد من أنهما ينتميان لبعضهما البعض.
• النمط المتسق يوضح أي العناصر بها ترجمة وأيها ليست كذلك.

لا يغطي هذا الدليل ما يجب أن تحتويه الترجمة أو من يمكنه إنتاجها أو أي قواعد تصديق. للحصول على ذلك، تحقق من GOV.UK أو تحدث إلى مستشار مسجل لدى IAA أو محام منظم من قبل SRA.

الأصل أولاً والترجمة مباشرة بعده

إحدى الطرق هي وضع العنصرين بجانب بعضهما البعض بترتيب ثابت واستخدام ذلك الترتيب في كل مرة.

1. الأصل أولاً. يأتي المستند باللغة الأصلية أولاً.
2. الترجمة مباشرة بعده. تتبع الترجمة فوراً مع عدم وجود شيء آخر بينهما.
3. نفس الترتيب في كل مكان. استخدام نمط واحد لكل زوج يعني أن القسم يُقرأ بنفس الطريقة من البداية إلى النهاية.

يمكن لمجموعات الورق والرقمية أن تتبع نفس الترتيب، لذا يبدو الزوج متشابهاً في كلا المكانين.

استخدم نمط تسمية واحد لربط الاثنين

الرقم المشترك أو الاسم هو طريقة بسيطة لإظهار أن ملفين ينتميان معاً. على سبيل المثال، قد يُرقم المستند 14، مع استدعاء الملفات 14-original و 14-translation، متبوعاً بوصف قصير مثل نوع المستند والتاريخ.

• احتفظ برقم متطابق على كلا الملفين.
• أضف نفس الكلمة القصيرة في كل مرة، مثل "original" أو "translation".
• احتفظ بالتاريخ أو الفترة في كلا الاسمين بحيث يتم ترتيبهما معاً.

يشرح الدليل الخاص بتسمية وترقيم الملفات الممسوحة ضوئياً كيفية بناء نمط من هذا القبيل وتطبيقه على المجموعة بأكملها.

احتفظ بكل صفحة ولاحظ الترجمات في قائمة المحتويات

قد يمتد كل من الأصل والترجمة إلى عدة صفحات، وقد تأتي الترجمة مع صفحات إضافية مثل صفحة تحتوي على تفاصيل المترجم أو صفحة تصديق. إحدى الطرق هي الاحتفاظ بكل هذه الصفحات.

• قم بمسح كل صفحة من الأصل وكل صفحة من الترجمة ضوئياً، بما في ذلك أي صفحات تفاصيل المترجم أو صفحات التصديق.
• احتفظ بصفحات كل منها كملف واحد بالترتيب، وليس كصور منفصلة.
• في قائمة المحتويات، أضف ملاحظة قصيرة بجانب كل عنصر له ترجمة، مثل "translation: 14-translation".

يوضح الدليل الخاص ببناء صفحة محتويات الفكرة الأوسع، والدليل الخاص بمسح المستندات بوضوح على الهاتف يساعد في عمليات المسح الواضحة.

تحقق من تطابق النسختين واحتفظ بالأصول آمنة

بعد المسح الضوئي، يقوم بعض الأشخاص بفحص تطابق سريع على كل زوج. إنه فحص أن الملفات متوافقة، وليس رأياً في المحتوى.

• هل تشير الترجمة إلى نفس المستند، بنفس التاريخ المعروض؟
• هل يطابق عدد صفحات الملفات النسخ الورقية؟
• هل تم حفظ الأصل والترجمة برقم واحد؟

عادة ما يتم الاحتفاظ بالنسخ الأصلية من الورق في مكان آمن ومسطح، بعيداً عن مجموعة العمل. يغطي الدليل الخاص بالاحتفاظ بالنسخ الورقية والرقمية مطابقة المجموعتين.

← جميع الأدلة