دليل استخدام

كيفية بناء صفحة محتويات لحزمة المستندات الخاصة بك

ما هي صفحة المحتويات

صفحة المحتويات (أحياناً تسمى فهرس) تعمل مثل صفحة المحتويات في الكتاب. تسرد كل مستند في الحزمة، عادة مع قسم ورقم ووصف قصير ونطاق الصفحات حيث يمكن العثور عليها. يمكن لأي شخص يفتح ملف PDF كبير بعد ذلك الانتقال مباشرة إلى الوثيقة التي يريدها بدلاً من التمرير من الصفحة الأولى.

وهو عبارة عن أداة تنظيمية وليس مستند في حد ذاته. كيفية تخطيط صفحة المحتويات هي مسألة اختيار شخصي، وحيث توجد تنسيقات محددة أو قواعد تحميل معينة للتطبيق، يتم تعيينها في الإرشادات الحالية على GOV.UK.

تجميع المستندات في أقسام

القائمة الطويلة يسهل قراءتها عندما تنقسم إلى عدة مجموعات. يستخدم بعض الأشخاص مجموعات عامة مثل هذه:

• وثائق الهوية والسفر.
• وثائق العلاقة.
• الوثائق المالية، مثل البيانات والقسائم.
• وثائق السكن.

هذه مجرد عناوين تنظيمية للاحتفاظ بعناصر مماثلة معاً. لا تشير إلى المستندات التي يتضمنها أي طلب معين. تغطي هذه المسألة الإرشادات الحالية على GOV.UK أو مستشار مسجل لدى IAA أو محامٍ منظم من قبل SRA.

ترقيم العناصر ومطابقة أسماء الملفات

إعطاء كل مستند حرف قسم ورقم عنصر، على سبيل المثال A1 و A2 و B1، يسهل الإشارة إلى كل سطر من صفحة المحتويات. يساعد إذا استخدمت أسماء الملفات الممسوحة ضوئياً نفس الأرقام، بحيث تصطف المجلد والمحتويات. يصف دليل منفصل على تسمية وترقيم الملفات الممسوحة ضوئياً نمط واحد لهذا.

1. اختر أولاً مجموعات الأقسام.
2. ترقيم العناصر في كل قسم بالترتيب الذي ستظهر فيه.
3. استخدم نفس الرقم في بداية كل اسم ملف.

تسجيل نطاقات الصفحات ونطاقات التواريخ

لا يمكن ملء أرقام الصفحات إلا بعد تجميع الحزمة، لأنها تعتمد على الترتيب النهائي. يقوم الكثيرون ببناء صفحة المحتويات في مرتين: أولاً القسم والرقم والوصف، ثم نطاقات الصفحات بعد دمج الصفحات في ملف واحد.

• كتابة صفحة بداية ونهاية لكل عنصر، مثل الصفحات 12 إلى 15.
• إضافة نطاق تاريخ لسلسلة من المستندات المماثلة، على سبيل المثال البيانات التي تغطي مجموعة من الأشهر، بحيث يمكن رؤية السلسلة في لمحة واحدة.
• الاحتفاظ بالأوصاف قصيرة وسهلة، مثل نوع المستند والسنة أو الشهر.

يغطي دليل حزمة PDF المفهرسة كيفية ملاءمة الملف المدمج وفهرسه معاً.

إبقاؤها قصيرة ومحدثة

تتسع العديد من صفحات المحتويات إلى صفحة أو صفحتين عاديتين. جدول واضح يحتوي على بضعة أعمدة أسهل في القراءة من الفقرات الكثيفة. قبل اعتبار الحزمة كاملة، قد يساعد التحقق من صفحة المحتويات مقابل الترتيب النهائي، للتأكد من أن كل نطاق صفحة مدرج ينفتح على المستند الصحيح.

إذا تمت إضافة أو إزالة أو استبدال مستند، فقد تتغير نطاقات الصفحات بعد ذلك، لذا يقوم الكثيرون بتحديث صفحة المحتويات في كل مرة. يمكن أن تساعد إضافة ملاحظة صغيرة بتاريخ آخر تحديث أيضاً في تسهيل معرفة الإصدار الحالي.

← جميع الأدلة